еДокументација подесувања во PANTHEON
Услугата еДокументација се активира со нарачување пакет од веб-страницата на Даталаб. По добивањето на е-поштата за потврда, поставките за еДокументација треба да се дефинираат во PANTHEON. Подолу е пример за тоа како да ги дефинирате поставките за еДокументација во PANTHEON.
 |
Опис на примерот
Сметководителката Сања, раководител на одделот за финансии и сметководство во Текта, доби потврдна е-пошта дека услугата за еДокументација е успешно активирана. Таа сега ќе ги дефинира основните поставки во PANTHEON за да започне да користи еДокументација. Ова се прави на следниов начин:
- Поставување складишта
- Поставување шема за класификација
- Поставување поштенски сандачиња
- Поставување работни текови
- Поставување видови документи за еДокументација
|
Во Администраторска конзола, одговорното лице ги дефинира основните поставки за: шемата за класификација, складиштата, поштенските сандачиња и работните текови. Преносот на шифрарниците се врши со помош на волшебник кој ги пренесува податоците од веб-сервер до PANTHEON.
Одговорното лице го отвора волшебникот со отворање на менито Подесувања | Програм | Администраторска конзола | Подесувања | Документација.
1. Поставување складишта
Складишта се локациите каде што се чуваат документите за еДокументација. Одговорното лице го поставува шифрарникот за складиште, како што е прикажано на сликата подолу.
- Во левото мени, одговорното лице ја селектира опцијата Пренос на складишта.
-
Одговорното лице избира начин на увоз, во овој случај: Додав./промени.
-
Потоа, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси од серверот.
-
Одговорното лице ги селектира шифрарниците што треба да се додадат во базата на податоци на Текта (број 3 на сликата подолу).
-
Конечно, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси во шифрарник.
 |
совет
За секоја класификација, може да се дефинира различна локација за складирање и зачувување документи.
|
 |
внимание
Дури и ако немате активиран режим за задржување документи, некои функционалности ќе ве прашаат за информации за режимот за задржување документи. За да го направите ова, преземете ја опцијата Без задржување во книгата со шифри за задржување.
|
2. Поставување шема за класификација
Класификациите (или планот за класификација) овозможуваат структурирано групирање на документи во различни групи и ви овозможуваат да го дефинирате времетраењето и начинот на задржување на документите. За таа цел, одговорното лице го презема регистарот шема за класификација за еДокументација.
- Одговорното лице кликнува на панелот Пренос на класификација, како што е прикажано на сликата подолу.
-
Одговорното лице избира класификацијација шема од паѓачката листа на полето Група, во овој случај: SI01.
-
Одговорното лице избира Начин на увоз, во овој случај: Додав./промени.
-
Потоа, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси од серверот.
-
Одговорното лице ги селектира шифрарниците што треба да се додадат во базата на податоци на Текта (број 4 на сликата подолу).
-
Конечно, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси во шифрарник.
|
совет
Можете и да додавате класификации во менито Подесувања | Документација | План за класификација. За рачно креирање на класификацијата, кликнете од лента со алатки на копчето (Нов запис).
|
- Одговорното лице, исто така, доделува валидност и тип на складирање на секоја класификација или класификациска група, како што е прикажано на сликата подолу.
|
внимание
Приодот на важност или чување на одредени видови документи е пропишан со закон.
|
3. Поставување поштенски сандачиња
Поштенските сандачиња ви дозволуваат да примате и испраќате документација по електронски пат (еСлог 2.0). Покрај дефинирањето на поставките во PANTHEON, мора да се дефинираат соодветните поставки за пристап во соработка со давателот на поштенското сандаче. Во овој случај, Текта има активирано поштенско сандаче со давателот на услуги bizBox.
Одговорното лице го пренесува шифрарникот на Поштенски сандачиња на следниов начин:
-
Во менито од левата страна, одговорното лице кликнува на панелот Пренос на сандачиња, како што е прикажано на сликата подолу.
-
Одговорното лице избира начин на увоз, во овој случај: Додав./промени.
-
Потоа, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси од серверот.
-
Одговорното лице ги селектира шифрарниците што треба да се додадат во базата на податоци на Текта (број 3 на сликата подолу).
-
Конечно, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси во шифрарник.
-
Во полето Парнер, одговорното лице исто така ги доделува деталите за компанијата на секое поштенско сандаче. Во овој случај, одговорното лице избира Текта МК. од паѓачката листа, како што е прикажано на сликата подолу.
-
Во полето Класификација, одговорното лице ја одредува класификацијата што ќе биде доделена на документите што треба да се увезат во поштенското сандаче.
-
Одговорното лице ги внесува деталите за најавување во полињата Пријава и Идентификација.
|
СОВЕТ
Деталите за најавување беа доставени до одговорното лице од давателот на услугата bizBox по успешната регистрација на поштенското сандаче.
|
4. Поставување работни текови
Работните текови ви овозможуваат да ја автоматизирате вашата работа во PANTHEON. Предефинираните работни текови ќе ве водат низ деловниот процес и ќе ви овозможат да работите побрзо и поефикасно со програмата. Во овој случај, одговорното лице ги пренесува предефинираните работни текови од веб-сервер.
-
Од паѓачката листа на полето Група, одговорното лице избира DMS.
-
Одговорното лице го избира типот на увоз и кликнува на копчето Пренеси од серверот.
-
Одговорното лице ги селектира работните текови што треба да се додадат во базата на податоци на Tecta (број 4 на сликата подолу) и ги увезува во базата на податоци со кликнување на копчето Префрли во шифрарник.
5. Поставување типови документи за еДокументација
Одговорното лице ги дефинира поставките за типовите документи во два чекора. За таа цел, одговорното лице го отвора Видови документи регистрирајте се во менито Подесувања | Програм | Видови документи.
5.1 Креирање типови документи за еДокументација
Одговорното лице прво ги одредува видовите на документи што ќе се користат за складирање документи во еДокументација.
-
За таа цел, во панелот Документација одговорното лице создава нов тип на документ DIZ0, како што е прикажано на сликата подолу.
-
Од паѓачката листа на полето Класификација, одговорното лице ја избира соодветната класификација, во овој случај: 250 - Фактури.
5.2 Напредни поставки за типови документи
За видови на документи кои ќе се складираат во еДокументација на Текта, одговорното лице исто така треба да ги дефинира напредните поставки. За таа цел, одговорното лице кликнува на панелот Материјално | Издавање.
-
Од паѓачката листа на полето Архива, одговорното лице го избира типот на документот што се користи за целите на еДокументација, како што е дефинирано во точка 5.1 погоре: DIZ0.
-
Одговорното лице избира или проверува дали Класификацијата е поставена на 250 - Фактури.
