IRIS - Import von Subjekten aus Excel
Import von Subjekten aus Excel
Die Möglichkeit richtet sich hauptsächlich an neue Benutzer des Programms, die zur erleichterten Arbeitsaufnahme einen Katalog von Subjekten (Lieferanten, Kunden...) aus einer Excel-Datei importieren möchten. Der Import ist hauptsächlich für den Import grundlegender Arten von Subjekten mit ihren grundlegenden Daten (Lieferant, Kunde, Bank...) vorgesehen.
Der Import erfolgt für die grundlegenden Daten von Subjekten mit einer vorgegebenen Struktur der XLS-Datei und ist somit hauptsächlich für Benutzer mit grundlegenden Excel-Kenntnissen gedacht.
Die Möglichkeit zum Import von Subjekten aus Excel finden Sie im Subjektkatalog, wie im Bild dargestellt.
Hinweis:
Für den Import spezifischerer Arten von Subjekten, die mit verschiedenen anderen Inhalten verbunden sind, muss der Katalog nachträglich manuell ergänztwerden. Dies gilt beispielsweise für Lager, für die wir die Methoden der Bestandsführung festlegen; den Katalog der Mitarbeiter, der sich im Folgenden auf die Daten aus der Personalakte bezieht, und ähnliches...
Für fortgeschrittene Benutzer steht wie bisher weiterhin die Möglichkeit zur Verfügung, den Import mit Import-Assistentzu verwenden, der fortgeschrittenere und anspruchsvollere Importmöglichkeiten bietet.
Bei der Verwendung der Möglichkeit "Import aus Excel-Datei" öffnet sich zunächst IRIS, das Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten für den Import bzw. Export von Subjekten bietet, wie im Bild dargestellt.
| Import neuer Subjekte |
Die Möglichkeit erlaubt den Import neuer Subjekte aus einer Datei, die im Katalog noch nicht existieren. Für die Importmöglichkeit muss die Version XLS-Datei 97-2003 oder ältersein. |
| Export des Subjektkatalogs |
Die Möglichkeit erlaubt den Export des Subjektkatalogs in eine Excel-Datei. Der Inhalt ist in einer Form, die einen nachträglichen Import in dieselbe Datenbank oder eine andere Datenbank bzw. ein anderes Programm Pantheon ermöglicht. |
| Export der Struktur der Excel-Datei von Subjekten |
Die Möglichkeit ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten zu Subjekten in die erstellte Struktur der XLS-Datei einzugeben, diese dann zu speichern und in den Katalog zu importieren. Auf diese Weise erstellt das Programm die vorgegebene Version und Form der Struktur der XLS-Datei, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen. |
| Ansicht der Anweisungen |
Darstellung der Anweisungen aus der IRIS-Nachricht |
Beim Export des Katalogs bzw. der Struktur der Excel-Datei sind die Spaltennamen der im Programm angegebenen Bezeichnung zugeordnet, in Klammern ist die Bezeichnung des Datenfeldes aus der Datenbank angegeben. Die Reihenfolge der Spalten für den Import ist vorgegeben.
Wichtig:
Von wesentlicher Bedeutung für den Import von Daten ist, dass Sie in der Excel-Datei die Daten korrekt eingegeben haben, von denen einige obligatorisch sind, wie es beim manuellen Eingeben von Subjekten in den Katalog der Fall ist. Die Daten müssen in der Form eingegeben werden, wie sie das Programm beim manuellen Eingeben von Subjekten verwendet!
Seien Sie insbesondere auf die verschiedenen Arten von Subjektkennzeichnungen (T-true oder F-false usw.) aufmerksam. Wie die Inhalte im Programm angelegt sind, können Sie im Fall der Exportoption von Subjekten nach Excel sehen, wo die Daten in der richtigen Form vorliegen, wie Sie sie auch beim Import haben müssen!
Die zugehörigen Daten, die Sie in die Excel-Datei für den Import eingeben und aus den Hilfskatalogen für die Verwendung bei Subjekten stammen, müssen zuvor bereits in der Datenbank des Programms (Länder, Postleitzahlen, Tätigkeitscodes, zweistellige ID-Nummern für die Mehrwertsteuer...) vorhanden sein. Andernfalls wird der Import nicht erfolgreich oder korrekt sein!
Hinweis:
Der Import von Subjekten ermöglicht auch das Ausfüllen der Verkaufs- und Einkaufsarten für jedes einzelne Subjekt in der XLS-Datei für den Import - die Spalten Verkaufsart (acWayOfSale) und Einkaufsart (acSuppSaleMet).
Unten ist eine Tabelle dargestellt, welche Kennzeichnung in der XLS-Datei für jede Art von Verkauf oder Einkauf im Programm Pantheon vorgesehen ist. Falls diese Daten in der XLS-Datei nicht eingegeben sind, wird die Verkaufs- und Einkaufsart für die Subjekte importiert, wie es standardmäßig im Programm eingestellt ist.
Inhalte der Verkaufs- und Einkaufsarten gemäß den Kennzeichnungen für SI-Lokalisierung:
