eInvoice-Einstellungen in PANTHEON

eInvoice wird aktiviert, indem ein Abonnementpaket bestellt und das Konto auf der bizBox-Plattform aktiviert wird. Bevor eInvoice verwendet werden kann, müssen bestimmte Registrierungseinstellungen in PANTHEON definiert werden. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie die wichtigsten eInvoice-Einstellungen in PANTHEON definiert werden.

FALLZUSAMMENFASSUNG Ashley Accountant, Leiterin der Finanzen und Buchhaltung bei Tecta, möchte eine eInvoice von PANTHEON an einen Kunden senden. Sie hat eine Bestätigungs-E-Mail erhalten, dass der Dienst aktiviert wurde und sie sich erfolgreich bei der bizBox-Plattform registriert hat. Jetzt muss sie die Einstellungen in PANTHEON definieren. Dies geschieht wie folgt: Einrichten des Klassifizierungsschemas Einrichten von Postfächern Einrichten von Maßeinheiten Einrichten von Betreffs

1. Einrichten des Klassifizierungsschemas

Das Klassifizierungsschema ermöglicht die systematische Sammlung von Dokumenten. Zu diesem Zweck importiert die verantwortliche Person das Klassifizierungsschema, damit eine geeignete Klassifizierung den Dokumenten zugewiesen werden kann, die als eInvoices gesendet werden. Für detaillierte Anweisungen zum Importieren und Bearbeiten des Klassifizierungsschemas siehe das Kapitel eDokumentationseinstellungen in PANTHEON.

2. Einrichten von Postfächern

Die beiden wichtigsten Postfächer für die Arbeit mit eInvoices sind das bizBox - Ausgang und das bizBox - Eingang. Die verantwortliche Person importiert die entsprechenden Einstellungen vom Webserver. Für detaillierte Anweisungen zum Importieren dieser Einstellungen siehe das Kapitel eDokumentationseinstellungen.

3. Einrichten von Maßeinheiten

Die Maßeinheiten auf Dokumenten, die als eInvoices gesendet werden, müssen mit den internationalen Maßeinheiten harmonisiert werden. Die verantwortliche Person führt den Harmonisationsprozess im Maßeinheiten Register durch, das im Menü Einstellungen | Artikel | Maßeinheitenaufgerufen werden kann.

In der Spalte Internationale Maßeinheitencodes 2wählt die verantwortliche Person den entsprechenden internationalen Code aus der Dropdown-Liste aus, wie im Bild unten gezeigt.

4. Einrichten von Betreffs

Es gibt zwei Arten von Einstellungen im Betreffs Register, die die ordnungsgemäße Funktion von eInvoice beeinflussen: Informationen zur Bank und Informationen zur gewählten Methode zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten für ein Thema, wenn eInvoices verwendet werden.

Zu diesem Zweck gibt die verantwortliche Person zunächst die Daten für das Bankthema ein, das im Menü Einstellungen | Betreffs | Betreffsaufgerufen werden kann:

• Das Fenster Betreffs öffnet sich, wo die verantwortliche Person auf das Symbol mit den drei Punkten klickt, um nach dem gewünschten Betreff zu suchen, in diesem Fall: Nova Ljubljanska Banka Plc.

• Die verantwortliche Person überprüft, ob die Werte in den Feldern SWIFT/BIC-Code und Bankcode korrekt sind, wie im Bild unten gezeigt.

Da die verantwortliche Person eine eInvoice an Datalab senden möchte, müssen zunächst die entsprechenden Einstellungen für die Geschäftsdokumente überprüft werden.

• Zu diesem Zweck sucht die verantwortliche Person nach dem Betreff Datalab Ltd. im Betreffs Register.

• Dann überprüft die verantwortliche Person das Kontrollkästchen e-SLOG 2.0 , um ein orangefarbenes Häkchen anzuzeigen.

• Im Feld Geschäftsdokumentewählt die verantwortliche Person Traditionell und elektronisch.

• Die verantwortliche Person speichert die Änderungen, indem sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste klickt (Nachbearbeitung).

WARNUNG Die eInvoice-Funktionalität funktioniert nur ordnungsgemäß, wenn alle oben beschriebenen Parameter korrekt eingerichtet wurden. Wenn einer von ihnen nicht gesetzt oder falsch ist, wird das Programm einen Fehler melden.