 | Loading… |
|
|
|
Antet
     
 |
AVERTISMENT
Deși majoritatea câmpurilor sunt completate cu valori implicite din registrul subiecților, le puteți modifica ulterior, dacă este necesar, pentru orice comandă.
|
|
AVERTISMENT
La confirmarea unei comenzi, se activează un control care va verifica termenul de livrare din liniile comenzii! Adică, atunci când selectați 2 - Confirm statusul, controlul va verifica dacă există un termen de livrare mai vechi decât data curentă. Acest lucru ar însemna, desigur, că această comandă ar fi trebuit deja realizată, iar programul raportează un avertisment (vezi Încercați să confirmați o comandă care ar fi trebuit deja îndeplinită!).
|
|
AVERTISMENT
Pentru valorile care sunt completate din registrul subiecților | clienți (Zile de plată, Nivel Pr., Cont, Țară, Vinde către, Metodă de plată, Monedă) puteți seta în Parametrii programului | Companie | General dacă valoarea implicită din registrul subiecților | clienți va completa secțiunea persoanei 1 (client) sau persoanei 3 (transportator/destinatar).
|
Introducerea unei comenzi de vânzare începe cu selecția subiectului. La introducerea clientului sau a terțului care a plasat comanda, programul transferă automat valorile predefinite pe care le-ați setat în registrul subiecților | client panou, adică adresa clientului, termenii de livrare și de plată.
Prin această procedură, puteți crea comenzi într-un mod mai rapid, deoarece majoritatea câmpurilor sunt completate cu valori predefinite care nu necesită modificări. În loc să introduceți 13 câmpuri, în cele mai multe cazuri este suficient să introduceți doar două câmpuri (numele subiectului și contactul).
Dacă un client este deja introdus în registrul subiecților, trebuie doar să introduceți numele acestuia. Dacă un client nu se află în registrul subiecților, acesta trebuie introdus înainte de a putea fi utilizat într-un document de comandă. Puteți introduce un subiect nou din comenzile de vânzare cu un clic pe Înregistrare nouă  butonul din Comandat de secțiunea comenzii de vânzare. Când faceți clic pe buton, se deschide registrul subiecților și puteți introduce un client nou.
| Comandat de (Client) |
Selectați subiectul care plasează comanda din Registrul subiecților | Client panou. După transferul în factura emisă și postarea automată a acestei facturi, aceasta va fi, de asemenea, persoana către care se va posta creanța în contul subiectului/registrul general. Programul introduce automat adresa, locul, zona poștală, numărul de telefon și fax.
Puteți schimba numele câmpurilor (Beneficiar, Client etc.) în setările tipurilor de documente . |
| Contact |
Numele persoanei de contact care a plasat comanda. În mod implicit, programul oferă primul contact din registrul subiecților. Dacă este necesar, puteți selecta un alt contact sau introduce informațiile manual din lista de selecție.
În lista de selecție sunt disponibile doar contactele cu statusul Activ . |
| Transportator |
Terțul (adică Transportator, Destinatar) este, în mod implicit, același cu clientul principal (Client, Comandant). Terțul este utilizat de obicei atunci când beneficiarul sau subiectul care plasează comanda sunt diferiți (de exemplu, în companii mari unde comenzile sunt înregistrate central și mărfurile sunt livrate la birouri satelit). În astfel de cazuri, se recomandă introducerea informațiilor despre beneficiar în registrul subiecților | client. În acest fel, puteți introduce informații despre client și transportator doar introducând informații pentru terț, iar programul va introduce automat toate celelalte informații.
În cazul în care dorim să schimbăm transportatorul, apare un mesaj:
Dacă alegem Da, atunci Clientul este schimbat de asemenea.
Dacă alegem Nu, atunci Clientul și persoana de contact rămân aceleași.
|
| Contact |
Ca în câmpul Contact al Clientului, puteți selecta sau introduce un contact pentru transportator. |
| Număr |
Numărul unic al documentului: un cod de două cifre pentru anul, un cod pentru tipul documentului (identic cu cel găsit în setările Tipurilor de Documente) și numărul serial de șase cifre al documentului.
Numărul este generat automat și nu poate fi schimbat. Pentru a insera un document șters și pentru a seta un contor de numere, utilizați funcția inserare document .
Dacă faceți dublu clic pe un document, se deschid setările tipului de document pe tipul de document în care a fost creat documentul prezent. |
| Dată |
Data la care a fost creată comanda (implicit: data curentă).
Dacă schimbați data comenzii, programul vă va oferi posibilitatea de a schimba (recalcula) data de valabilitate a comenzii pe baza numărului de zile introdus în câmpul Valabilitate Comandă (vezi Doriți să actualizați valabilitatea comenzii în consecință?) |
| Valabilitate Comandă (zile) |
Numărul de zile în care comanda va fi valabilă. O perioadă de valabilitate implicită poate fi introdusă în parametrii programului. În timp ce o comandă este valabilă, în general se consideră că orice prețuri listate în aceasta nu vor fi schimbate, chiar dacă politica de prețuri se schimbă în acest timp. De asemenea, în perioada de valabilitate, toate articolele din comandă sunt rezervate. La verificarea stocului disponibil, selectați dacă comenzile cu valabilitate expirată vor fi incluse în calculul stocului disponibil sau nu.
Când adăugați o comandă de vânzare la documentul de emitere, programul va raporta dacă o comandă nu mai este valabilă. |
Valabilitate Comandă
(dată) |
Data de valabilitate a comenzii. Această informație este legată de informația din câmpul adiacent (Valabilitate Comandă – zile). Adică, schimbarea uneia dintre aceste două câmpuri va schimba cealaltă. Prin urmare, introduceți fie numărul de zile în care comanda va fi valabilă, fie data de valabilitate. Celălalt câmp va fi calculat automat. |
| Status |
Selectați statusul comenzii. Fiecare comandă poate avea câte statusuri doriți. Statusurile conțin trei categorii: Stoc disponibil, Verificare limită și Finalizat (vezi capitolul despre tipurile de documente ale comenzii ).
Trei statusuri sunt predefinite, totuși, dacă este necesar, puteți defini noi statusuri suplimentare:
1 - Creat - Această funcție de status prezintă clientului informații și nu afectează stocul disponibil. Dacă un client are o limită de credit aprobată limită, valoarea acestui tip de comandă nu va conta în valoarea limitei de credit aprobate, indiferent de verificările setate în parametrii programului.
2 - Confirmat - Această funcție de status prezintă pentru client și furnizor o comandă obligatorie și afectează stocul disponibil, și soldul unei limite de credit a clientului, cu condiția ca setările corespunzătoare să fi fost introduse în parametrii programului.
Z - Finalizat - Această funcție de status este utilizată pentru comenzile care sunt doar parțial expediate, iar cantitatea rămasă neexpediată este inversată. Acest tip de comenzi nu afectează stocul disponibil și nu contează în valoarea limitei de credit a unui client. Programul va utiliza aceste informații la calcularea comenzii de vânzare sau când comenzile de vânzare sunt adăugate la un document. O comandă poate fi finalizată:
- automat, dacă toate liniile comenzii și cantitățile lor întregi au fost adăugate la un document de emitere;
- dacă, din orice motiv, nu este și nu va fi posibil să se finalizeze comanda (de exemplu, inversarea restului unei comenzi), puteți atribui manual statusul Finalizat selectând statusul Z - Finalizat din statusurile listate în setările Tipurilor de Documente pentru tipul de document pe care îl utilizați.
La introducerea unei comenzi noi, statusul cu cea mai mică valoare alfanumerică este utilizat implicit (statusul predefinit va fi 1 - Creat)!
|
|
Departament
|
Este posibil să definiți departamentul care a primit comanda de vânzare. Prin aceasta puteți urmări comenzile pe departamente. Departamentul poate fi selectat din registrul subiecților (vezi Departament).
Departamentul introdus aici va fi automat introdus în liniile documentului.
Dacă departamentul a fost schimbat, apare un mesaj Doriți să schimbați departamentul pe toate pozițiile?
|
| Vinde către |
În mod implicit, programul introduce tipul de vânzare din registrul subiecților | client, dar poate fi schimbat ulterior. Corectitudinea valorii Vinde către este de mare importanță pentru corectitudinea înregistrărilor TVA!
- Înregistrat pentru TVA (clientul este înregistrat pentru TVA),
- Export (vânzarea este pentru export, implicit TVA este exclus)
- Client final (clientul nu este înregistrat pentru TVA)
|
| Monedă |
În mod implicit, programul introduce moneda predefinită din setări (parametrii programului | companie | general), totuși, dacă ați predefinit moneda pentru clientul în cauză în registrul subiecților | clienți, programul va introduce această monedă. Puteți ulterior să schimbați moneda selectând-o din lista de selecție a registrului de monede . Este necesar să selectați moneda înainte de a începe să introduceți liniile!
Dacă comanda va fi creată în moneda străină, programul va converti automat moneda conform cursului de schimb selectat. Prin această funcție puteți crea documente în orice monedă, iar funcția permite, de asemenea, utilizarea listei de prețuri în moneda străină și emiterea documentelor în moneda națională. Vezi de asemenea: Monitorizarea cursurilor de schimb. |
| Metodă de plată |
În mod implicit, programul introduce metoda de plată predefinită din registrul subiecților | client, dar puteți schimba ulterior selectând metoda de plată din |
| registrul metodelor de plată |
. Zile de plată Numărul de zile în care comanda facturată (factura emisă conform comenzii) va fi scadentă pentru plată. În mod implicit, programul completează valoarea din registrul subiecților | |
| clienți |
, dar poate fi modificată ulterior. |
| Text |
Din registrul |
| textelor vamale |
selectați un text, care va apărea în partea de jos a comenzii/subsolul comenzii. ID-ul textului implicit poate fi selectat în registrul subiecților | |
| client |
. Livrare prin În mod implicit, programul introduce tipul de livrare predefinit din registrul subiecților |
| |clienți |
, sau puteți schimba ulterior selectând din registrul metodelor de livrare.
Prioritate livrare În mod implicit, programul introduce prioritatea de livrare predefinită din registrul subiecților|clienți
|
| , sau puteți schimba ulterior selectând din |
registrul priorităților |
| . |
Termeni, |
| Loc |
Pentru comenzile de export selectați și ID-ul Termenilor din registrul termenilor de livrare ; Pentru comenzile de export selectați și destinația sau locul de expediere (în funcție de tipul Termenilor) dinregistrul zonelor poștale |
| . În raport se folosește descrierea și nu numărul locului! |
Când adăugați o comandă la factura de emitere, această dată va fi transferată și la factura de emitere. Informațiile despre Termeni și Loc sunt completate implicit din registrul subiecților |clienți . Document legat 1 |
| Este posibil să definiți sau să denumiți două documente legate în |
setările tipului de document . Dacă le definiți (le denumiți), două câmpuri apar pe comanda de vânzare pentru a introduce numele și data documentului legat (de exemplu, numărul contractului etc.).Dată În acest câmp este data Documentului legat 1. Document legat 2 |
| Tipul de introducere și utilizarea sunt aceleași ca la introducerea Documentului legat 1. |
Dată În acest câmp este data Documentului legat 2. Livrare până la |
| În acest câmp introduceți termenul de livrare dorit de client sau termenul pe care îl transmiteți clientului conform capacităților dvs. Termenul de livrare introdus va fi transferat implicit la liniile comenzii. Totuși, puteți schimba ulterior termenul de livrare în |
liniile comenzii ! Dacă veți schimba termenul de livrare în antet după ce cel puțin una dintre liniile comenzii este introdusă, programul vă va oferi posibilitatea de a introduce această nouă dată și în liniile documentului (vezi
Doriți să actualizați data Livrare până la în toate liniile? ).Zile pentru livrare |
| În acest câmp sunt specificate zilele necesare pentru ca comanda să fie livrată clientului |
Data expediției |
| În acest câmp este specificată data expediției, care este calculată Livrare până la - Zile pentru livrare. Puteți schimba manual. |
Funcționar Conformsetărilor |
programul oferă ca funcționar utilizatorul conectat în program sau funcționarul care este introdus în registrul subiecților | client.
Dacă doriți să schimbați valoarea din acest câmp (dacă puteți selecta funcționarul) sau nu, poate fi setat în |
, le puteți modifica ulterior, dacă este necesar, pentru orice comandă.
La confirmarea unei comenzi, se activează un control care va verifica termenul de livrare din liniile comenzii! Adică, atunci când selectați 2 - Confirmstatusul, controlul va verifica dacă există un termen de livrare mai vechi decât data curentă. Acest lucru ar însemna, desigur, că această comandă ar fi trebuit deja realizată, iar programul raportează un avertisment (vezi
|
| Încercați să confirmați o comandă care ar fi trebuit deja îndeplinită! |
). Pentru valorile care sunt completate din registrul subiecților | clienți (Zile de plată, Nivel Pr., Cont, Țară, Vinde către, Metodă de plată, Monedă
) puteți seta în Parametrii programului | Companie |
- General
- dacă valoarea implicită din
|
| registrul subiecților | clienți |
va completa secțiunea persoanei 1 (client) sau persoanei 3 (transportator/destinatar). În acest câmp este specificată data expediției, care este calculată Livrare până la - Zile pentru livrare. Puteți schimba manual.!
The values in this field are from the Items calculations register and can be as following:
- Sale price;
- Wholes. price 1;
- Wholes. price 2.
|
Header
Header
Header
Entering sales order starts with the selection of the subject. When entering the customer or the third party who has placed the order, the program automatically transfers predefined values you have set in the subjects register | customer panel, i. e. customer's address, delivery and payment terms.
Through this procedure you can create orders in a quicker way, since most fields are filled with predefined values that do not need to be changed. Instead of entering 13 fields, in most cases it is enough to enter only two fields (the subject's name and the contact).
If a customer is already entered in the subjects register, you just have to enter its name. If a customer is not in the subjects register, it must be entered before it can be used in an order document. You can enter a new subject from the sales orders with a click on the New Record button in the Ordered by section of the sales order. When you click the button the subjects register opens and you can enter a new customer.
| Ordered by (Customer) |
Select the subject that is placing the order from the Subject register | Customer panel. After the transfer in the issuing invoice and automatic posting of this invoice, this will also be the person to which the receivable will be posted to in the subject account/general ledger. The program automatically enters the address, place, postal area, phone and fax number.
You can change names of the fields (Payee, Customer, etc) in the document types settings. |
| Contact |
Name of the contact person that has placed the order. By default the program offers the first contact from the subjects register. If needed, you can instead select another contact or enter the information manually from the lookup list.
In the lookup list are available only contacts with the selected Active status. |
| Carrier |
The 3rd party (i. e. Carrier, Consignee) is by default the same as the primary customer (Customer, Orderer). The 3rd party is usually used, when the payee or the subject placing the order are different (i. e. in larger companies where orders are centrally recorded and goods are delivered to satellite offices). In such cases it is recommended to enter to the 3rd party the information on the payee in the subjects register | customer. This way you can enter information on the customer and carrier by simply entering information for the 3rd party and the program will automatically enter all other information. |
| Contact |
As in the Contact field of the Customer you can in this field select or enter a contact for the carrier. |
| Date |
The date on which the order was created (by default: current date).
If you change the order date, the program will offer you the possibility of changing (recalculating) the order validity date based on the number of days entered in the Order Validity field (see Do you want to update the order validity accordingly?) |
| Number |
The unique number of the document: a two digit code for the year, a code for the type of document (identical to that found in the Document Types settings), and the six digit serial number of the document.
The number is generated automatically and cannot be changed. To insert a deleted document and to set a number counter use the insert document function.
If you double-click a document, the document type settings open on the document type the present document was created in. |
| Status |
Select the status of the order. Each order can have as many statuses as you like. Statuses contain three categories: Available Stock, Check Limit and Finished (see the chapter on order document types).
Three statuses are predefined, however, if needed you can define new one, additional statuses:
1 - Created - This status function presents a customer with information and does not affect available stock. If a customers has approved credit limit, the value of this type of order will not count towards the value of the approved credit limit, regardless of the checks set in the program parameters.
2 - Confirmed - This status function presents for the customer and supplier a binding order and does affect available stock, and and the balance of a customer credit limit, provided the appropriate settings have been entered in program parameters.
Z - Finished - This status function is used for orders that are only partially dispatched and the remaining non-dispatched quantity is reversed. These kind of orders do not affect available stock and do not count towards the value of a customer’s credit limit. The program will use this information when calculating sales order or when sales orders are added to a document. An order can be finished:
- automatically, if all lines of the order and their entire quantities have been added to an issue document;
- if, for any reason, it is not and will not be possible to complete the order (for example, reversal of the remainder of an order), you can manually assign Finished status by selecting status Z - Finished from the statuses listed in the Document Types settings for the document type you are using.
When entering a new order, the status with the lowest alphanumeric value is used by default (predefined status will be 1 - Created)!
|
| Order Validity (days) |
The number of days that the order will be valid. A default validity period can be entered in the program parameters. While an order is valid, it generally holds that any prices listed in it will not be changed, even if the pricing policy is changed in this time. Also, during the validity period, all items in the order are on reserve. When checking available stock, select whether orders with expired order validity shall be included in available stock calculation or not.
When adding a sales order to issue documents the program will report, if an order is no longer valid. |
Order Validity
(date) |
The validity date of the order. This information is linked with the information in the adjacent field (Order Validity – days). That is, changing one of these two fields will change the other. Therefore, enter either the number of days the order will be valid or the validity date. The other field will be calculated automatically. |
Department |
It is possible to define the department that received the sales order. Through this you can track ordering by departments. Department can be selected from the subjects register (see Department).
- By default the program enters the department to which the user of the system/clerk that created the order belongs to (see below).
- If the department is selected and set in the document types settings the information set will be used for the department.
The department entered here will be automatically entered in the document lines.
If department has been changed, there a message appears Do you want to change department on all positions?
|
| Sell to |
By default the program enters the sale type from the subjects register | customer, but can be changed afterwards. The correctness of the Sell to value is of a great importance for the correctness of VAT records!
- VAT registered (customer is registered for VAT),
- Export (the sale is for the export, by default VAT is excluded)
- End customer (customer is not registered for VAT)
|
| Pr. Level |
By default the program enters the price level from the subjects register |customers, but can be changed afterwards. If you change the price level also the sale price will be changed in document lines by predefined settings!
The values in this field are from the Items calculations register and can be as following:
- Sale price;
- Wholes. price 1;
- Wholes. price 2.
|
| Currency |
By default the program enters the predefined currency from the settings (program parameters | company | general), however, if you have predefined the currency for the customer in question in the subjects register | customers, the program will enter this currency. You can afterward also change the currency by selecting it from the lookup list of the Currencies register. It is requested to select the currency before you start entering lines!
If the order will be created in the foreign currency, the program will automatically convert the currency according to the selected exchange rate. Through this function you can create document in any currency, and the function also enables you to use the price list in a foreign currency and the issuing of documents in the domestic currency. See also: Monitoring exchange rates. |
| Paym. Meth. |
By default the program enters the the predefined payment method from the subjects register | customer, but you can change it afterwards by selecting the payment method from the Payment methods register. |
| Days to Pay |
Number of days in which the invoiced order (invoice issued according to the order) will be due to pay. By default the program fill in the value from the subjects register | customers but it can be afterwards. |
| Text |
From the register of customs texts select a text, which will show on the bottom of the order/footer of the order. The default text ID can be selected in the subjects register | customer. |
| Deliver Via |
By default the program enters the the predefined delivery type from the subjects register |customers, or you can change it afterwards by selecting it from the delivery methods register. |
| Del. Priority |
By default the program enters the the predefined delivery priority from the subjects register |customers, or you can change it afterwards by selecting it from the priority register. |
Terms,
Place |
- To orders for export select also the Terms ID from the delivery terms register;
- To orders for export select also the destination or the place for dispatch (depending on the type of Terms) from the postal zones register. In the report the description is used and not the number of the place!
When adding an order to the issue invoice, this date will be transferred to the issue invoice as well.
Information on Terms and Place is by default filled in from the subjects register | customers.
|
| Linked doc. 1 |
It is possible to define or name two linked documents in the document type settings. If you define them (name them), two fields show on the sales order to enter the name and the date of the linked document (i. e. contract number, etc). |
| Date |
In this field it is the date of Linked document 1. |
| Linked doc. 2 |
The entering type and the use are the same as by entering the linked document 1. |
| Date |
In this field it is the date of Linked document 2. |
| Deliver By |
In this field you enter the customer's desired delivery deadline or the deadline you forward the customer according to your capacities. The entered delivery deadline will by default be transferred to the lines of the order. However, you can afterwards change the delivery deadline in the order lines!
If you will change the delivery deadline in the header after at least one of the order lines is entered, the program will offer you the possibility to enter this new date in the document lines as well (see Do you want to update the Deliver by date in all lines?).
|
| Days for del. |
In this field is specified days needed for order to be delivered to customer |
| Disp. date |
In this field is specified Dipatch date which is calculated Deliver By - Days fo delivery. You can change it manualy. |
| Clerk |
According to the settings the program offers as a clerk the user, logged in the program, or the clerk that is entered in the subjects register | customer.
If you want to change the value in this field (if you can select the clerk) or not, can be set in the program parameters. |
| Created By |
By default the program fills in the logged person. This value cannot be changed. |
 |
Although, most of the fields are entered by default values from the subjects register, you can change them afterwards if needed for any order. |
|
When confirming an order a control is activated that will check delivery deadline from the order lines! Meaning, when you select the 2 - Confirm status the control will check if there is a delivery deadline that is older than the current date. This would of course mean that this order should already be realized, and the program reports a warning (see You are trying to confirm an order that should already be fulfilled!). |
|
For values which are filled from the subjects register | customers (Days to pay, Pr. Level, Account, Country, Sell to, Paym. Meth., Currency) you can set in Program parameters | Company | General if the default value from the subjects register | customers shall fill in the 1st person (customer) or 3rd person (carrier/consignee) section. |
| In this field is specified Dipatch date which is calculated Deliver By - Days fo delivery. You can change it manualy. |
| Loading… |
| Loading… |
|
|
|
|