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Abgelaufene Dokumente
       
Abgelaufene Dokumente Formulare ermöglichen es Ihnen, abgelaufene Dokumente zu löschen, die nicht mehr archiviert werden müssen.
Beim Öffnen wird das Formular automatisch mit allen abgelaufenen Dokumenten gemäß der festgelegten Gültigkeit ausgefüllt. Die Gültigkeit der Dokumente wird mit einer Klassifizierung im Klassifizierungsschema.
Das Formular besteht aus den folgenden Schaltflächen und Spalten:
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Markierte löschen
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Ein Klick auf diese Schaltfläche löscht alle ausgewählten Dokumente.
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Markiert
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Wenn aktiviert, wird das Dokument zur Löschung ausgewählt.
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Schlüssel
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Zeigt einen eindeutigen Schlüssel, der als Dokumentenidentifikator verwendet wird.
Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass es in dieser Tabelle oder diesem Formular nur einen Datensatz mit diesem Primärschlüssel geben kann. Wenn Sie versuchen, einen Datensatz mit einer Primärschlüsselnummer einzugeben, die bereits existiert, meldet das Programm einen Fehler.
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Archiv
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Zeigt das Archiv, in das das Dokument klassifiziert wurde. Dokumente des Typs 'Archiv' sind im Dokumenttypen verzeichnis definiert. Die Archivierung und Speicherung von Dokumenten werden basierend auf dem Klassifizierungsschema.
Ein Archiv kann Dokumente aus verschiedenen Postfächern empfangen, die im Administrationspanel | Einstellungen | Postfächer.
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Hinweis
Sie können so viele Archive haben, wie Sie möchten. Wenn Sie Archive z.B. nach Geschäftsbereichen oder Standorten führen, können Sie für jeden einzelnen Standort oder Geschäftsbereich ein separates Archiv definieren.
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Speicher-ID
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Zeigt den Namen des Speichers, in dem das Dokument gespeichert ist. Speicher können über das Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel, im Panel Einstellungen | Dokumentation | Speicher. Sie können auch den Speicher festlegen, der dem Dokument zugewiesen werden soll, wenn Sie die Klassifizierung (Kategorie) des Dokuments auswählen.
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Titel
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Zeigt den Namen des Dokuments an, der automatisch im Modul generiert wird, in dem das Dokument erstellt wurde, z.B. empfangen von bizBox, gescannt, E-Dokument usw.
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Betreff
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Zeigt den Betreff an, der mit dem Dokument verbunden ist, der aus dem Betreffs verzeichnis ausgefüllt wird.
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Datum
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Zeigt das Datum und die Uhrzeit der Erstellung des ausgewählten Dokuments an.
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Fälligkeitsdatum
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Zeigt das Fälligkeitsdatum des Dokuments an, das aus dem Klassifizierungsschema.
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Gültigkeit
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Zeigt die Anzahl der Tage, Monate oder Jahre an, wie sie im Klassifizierungsschema.
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Typ
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Zeigt den Typ der Dauer an:
D – Tage
M – Monate
Y – Jahre
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Gültige Tage
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Gültige Tage = 1 (Anzahl der Tage, wenn der gültige Typ = D (Tag))
Gültige Tage = 31 (Anzahl der Tage, wenn der gültige Typ = M (Monat))
Gültige Tage = 365 (Anzahl der Tage, wenn der gültige Typ = Y (Jahr))
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Gültig bis
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Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann das Dokument abgelaufen ist.
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Hinweis
Das automatische Löschen abgelaufener Dokumente kann im Aufgabenplaner.
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