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Importieren von eDocument-Bestellungen
     
Importieren von eDocument-Bestellungen Die Funktion ermöglicht den Import von Verkaufsbestellungen, die Kunden im vorgeschriebenen e-Slog-XML-Dateiformat gesendet haben.
Inhaltsverzeichnis
- Kopfzeile
- Details zu Dokumenten für den Import
- Zeilen von Dokumenten für den Import
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1. Kopfzeile
In der Kopfzeile geben wir die Basisdaten für den Import ein.
| Pfad zu XML-Dateien |
Geben Sie den Pfad zum Menü ein, in dem die empfangenen XML-Dateien gespeichert sind.
Sie können das Menü aus einer Liste auswählen, indem Sie auf die drei Punkte Symbol  .
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| Rückschein |
Wählen Sie den angebotenen Rückschein aus.
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Dokumentnotiz kopieren
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Wenn wir die Option aktivieren, wird jede Notiz aus dem Dokument übertragen |
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Zeilennotiz kopieren
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Wenn wir die Option aktivieren, wird jede Notiz aus dem Zeilendokument übertragen |
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Preise erneut lesen
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Wenn wir die Option aktivieren, werden die Preise erneut gelesen. |
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Unsere Artikelbezeichnung verwenden
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Wenn wir die Option aktivieren, wird unsere Artikelbezeichnung verwendet. |
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Kontonummer aus vorherigem Import ausfüllen
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Wenn wir die Option aktivieren, wird die Kontonummer aus dem vorherigen Import ausgefüllt. |
| Fehlende externe IDs zu Artikelregister als Import hinzufügen |
Vor dem Import müssen Sie sicherstellen, dass jede Artikel-ID aus der empfangenen Bestellung (Externe IF-Feld in der Zeile des Dokuments für den Import) einer Artikel-ID zugewiesen wird, wie sie in Ihrer Datenbank im Artikelregister eingegeben ist (ID-Feld in der Zeile des Dokuments für den Import). Wenn diese Verbindung im Artikelregister nicht hergestellt ist, aber Sie sie vor dem Import auswählen, können Sie über dieses Fehlende externe IDs zu Artikelregister als Import hinzufügen Kontrollkästchen festlegen, ob diese Verbindung dauerhaft im Artikelregister aufgezeichnet werden soll oder nicht:
- Wenn das Fehlende externe IDs zu Artikelregister als Import hinzufügen Kontrollkästchen aktiviert ist, wird jede Verbindung ID - Externe ID, die vor dem Import von Daten eingegeben wurde, im Artikelregister -> Externe ID Panel;
- Wenn das Fehlende externe IDs zu Artikelregister als Import hinzufügen Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird jede Verbindung ID - Externe ID, die vor dem Import von Daten eingegeben wurde, nur als Verbindung für dieses spezielle Dokument gezählt und nicht im Artikelregister aufgezeichnet, um bei weiteren Importen von Dokumenten verwendet zu werden.
Als Beispiel siehe auch Kapitel Nur nach externen IDs suchen und Suche nach externen IDs und Artikel-IDs.
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ePosting - Lernen für externen Artikelcode
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| Artikel-IDs lesen |
Mit dem Artikel-IDs lesen Kontrollkästchen definieren Sie, wie die Artikel-ID ausgefüllt wird, sie wird auch in das erfolgreich importierte Dokument übertragen.
Sie können wählen zwischen:
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| Füllen Sie das Fach "Dokument an" |
Im Füllen Sie das Fach "Dokument an" Abschnitt wählen Sie aus, in welches Feld der Verkaufsbestellungen die Nummer des Kundendokuments und das Datum des Dokuments importiert werden sollen. Sie können wählen zwischen:
- Verknüpftes Dokument 1 (Feld Verknüpftes Dokument 1);
- Verknüpftes Dokument 2 (Feld Verknüpftes Dokument 2);
- Keines (Sie importieren keine Daten über die Bestellung).
Daten über die Bestellung werden normalerweise in das Feld für die Eingabe von Verknüpftes Dokument 1 ausgefüllt.
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XML importieren
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Wenn Sie auf die Schaltfläche XML importieren klicken, importiert das Programm die XML-Datei oder detailliertere Daten werden in die untenstehende Tabelle importiert (siehe Details zu Dokumenten für den Import).
Wenn der zuvor eingegebene Pfad zur XML-Datei korrekt ist, füllt das Programm automatisch die Liste der Dokumente für den Import aus, wenn Sie das aktuelle Fenster öffnen.
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Dokument erstellen
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Wenn Sie auf die Dokument erstellen Schaltfläche klicken, erstellt das Programm im aktuell aktiven Dokumenttyp (Dokumenttyp, in dem Sie die Funktion für den Import ausgeführt haben) so viele Verkaufsbestellungen, wie für den Import ausgewählt wurden.
Nachdem das Dokument erfolgreich erstellt wurde, wird die erfolgreich importierte Datei aus dem Menü gelöscht, in dem die Datei vor dem Import aufgeführt war.
Nachdem Sie diese Schaltfläche klicken, fragt das Programm nach einer Bestätigung (siehe Möchten Sie wirklich Dokumente erstellen!).
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2. Details zu Dokumenten für den Import
In diesem Teil des Formulars geben wir Daten zu Details zu Dokumenten für den Import ein
| Sel. (ausgewählt) |
Wenn das Kästchen im Sel. Feld aktiviert ist, wird die Zeile für den Import ausgewählt.
Standardmäßig sind alle Zeilen für den Import ausgewählt, die aus XML-Dateien des ausgewählten Menüs erkannt wurden und keine Fehler enthalten.
Wenn das Dokument Fehler enthält (siehe Beschreibung der Fehler Spalte/Feld), kann es weder standardmäßig noch durch Ihre Auswahl für den Import ausgewählt werden, bis die Fehler entfernt werden (siehe Dokument kann nicht für den Import ausgewählt werden, da es Fehler enthält!).
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| Dateiname |
Das Dateiname Feld wird mit dem Namen der Datei ausgefüllt, die importiert werden soll, einschließlich Daten für den Pfad zur entsprechenden Datei. |
| Nummer (der Bestellung) |
Das Nummer Feld wird mit der Nummer der Einkaufsrechnung aus der zu importierenden XML-Datei ausgefüllt. |
| Typ (der Bestellung) |
Das Typ Feld wird mit der ID des Dokumenttyps aus der zu importierenden XML-Datei ausgefüllt (die Kodierung der Dokumenttypen ist mit e-Slog vorgeschrieben). Erlaubter Dokumenttyp in der Datei für den Import der Bestätigung ist 220 - Bestellung.
Alle Daten werden als empfangene Verkaufsbestellungen importiert und im Dokumenttyp, aus dem Sie die Funktion für den Import von Daten auswählen.
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| Transac. (Art der Transaktion) |
Rückschein |
| Bestellt am |
Das |
| Bestellt am |
Feld wird mit dem Datum der Bestellung aus dem zu importierenden Dokument ausgefüllt. |
| Informationen können vor dem Import manuell geändert werden. |
Lieferung bis Das Lieferung bis
Feld wird mit der Lieferfrist aus der Kopfzeile der zu importierenden Verkaufsbestellung ausgefüllt (gültig für die gesamte Verkaufsbestellung).
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| Informationen können vor dem Import manuell geändert werden. |
Kunde Im Kunde
Feld wird der Name des Kunden eingegeben. Das Programm sucht ihn in Ihrer Datenbank anhand seiner oder ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus der Datei für den Import (siehe
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| USt.-Nr. |
Feld). Wenn das Subjekt mit der in der Datei eingegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht in Ihrer Datenbank vorhanden ist, bleibt dieses Feld leer und das Programm gibt einen Fehler zurück (siehe unten). Fälliger Betrag Das Fälliger Betrag
Feld wird mit dem Betrag ausgefüllt, der aus der zu importierenden Bestellung zu zahlen ist.
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| Währung |
Die Währung Feld wird mit der Währung ausgefüllt, in der der Wert aus dem vorherigen Feld ausgedrückt wird. |
| Fehler |
Wenn das Programm einen Fehler in der zu importierenden Datei findet oder Informationen in der Datenbank fehlen, in die die Datei importiert werden soll, ist der Import dieser Datei nicht möglich. Das Programm meldet die Art des Fehlers für die Zeile in diesem Fehler Feld, nämlich in der IRIS-Form: |
| 5343 Dokumentensignatur fehlt! |
5329 Konto mit dieser Nummer existiert bereits! 5344 Dokument kann nicht überschrieben werden! 4850 Subjekt existiert nicht in der Datenbank!
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| Ref.-Modell |
Das Ref.-Modell Feld wird mit dem Modell der Referenz aus der zu importierenden Datei ausgefüllt. |
| Referenz |
Die Referenz Feld wird mit der Nummer der Referenz aus der zu importierenden Datei ausgefüllt. |
| Vor- und Nachname (Kontaktperson) |
Im Vor- und Nachname Feld wird der Vor- und Nachname der Kontaktperson eingegeben, die im Dokument eingetragen ist. |
| E-Mail-Adresse |
Im E-Mail-Adresse Feld wird die E-Mail-Adresse eingegeben, an die die exportierten Dateien gesendet werden sollen. |
| Die E-Mail-Adresse kann manuell geändert werden. |
3. Zeilen von Dokumenten für den Import I n diesem Teil des Formulars geben wir Daten zu Details zu Dokumenten für den Import ein
Zeile |
Im
ZeileSpalte füllt das Programm die Nummer der Zeile aus der Verkaufsbestellung aus.
| ID |
Die ID Feld wird mit der ID des Artikels ausgefüllt, unter der der Artikel in Ihre Datenbank aufgenommen wurde. |
| Das Programm sucht die Artikel-ID über die Artikel-ID des Lieferanten, mit der geeigneten Auswahl des Suchtyps und auch direkt über die Artikel-ID. Für beide Beispiele siehe: |
nur nach externen IDs suchen ; Suche nach externen IDs und Artikel-IDs
.
Die Externe ID Feld wird mit der ID des Artikels ausgefüllt, die vom Kunden verwendet wird und in der zu importierenden Datei enthalten ist.
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| Name |
Der Name Feld wird mit dem Namen aus der zu importierenden Datei ausgefüllt. |
| Informationen können vor dem Import manuell geändert werden. |
Menge Die Menge
Feld wird mit der Menge des Artikels aus der zu importierenden Datei ausgefüllt.
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| U/M |
Die U/M Feld wird mit der Maßeinheit aus der importierten Datei in der Fremdsprache ausgefüllt. |
| Informationen können vor dem Import manuell geändert werden. |
Preis Der Preis
Feld wird mit dem Preis des Artikels ausgefüllt, wie er in der zu importierenden Datei festgelegt ist.
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| Rabatt % |
Der Rabatt % Feld wird mit dem Prozentsatz des anerkannten Rabatts ausgefüllt. |
| Steuertyp |
Der Steuertyp Feld wird mit dem |
| Steuertyp |
aus dem Artikelregister ausgefüllt, es ist für den Artikel aus dem ID Feld. Wenn das IDFeld leer ist, ist das Steuertyp Feld ebenfalls leer. Diese Informationen stammen nicht aus der zu importierenden Datei. Steuer % Die Steuer %
Feld wird mit dem Prozentsatz der auf der Rechnung berechneten Steuer ausgefüllt und aus der zu importierenden Datei entnommen.
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| Wenn der hier eingegebene Steuersatz nicht mit dem Prozentsatz der Steuer aus der ID des Steuertyps (vorheriges Feld) übereinstimmt, gibt das Programm eine Fehlermeldung in der IRS-Form zurück |
4851 Steuersatz stimmt nicht überein! . Fälliger Betrag
Der Fälliger BetragFeld wird mit dem Betrag des Gesamtwerts der Zeile ausgefüllt, der zu zahlen ist.
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| Fehler |
Wenn das Programm einen Fehler in der zu importierenden Datei findet oder Informationen in der Datenbank fehlen, in die die Datei importiert werden soll, ist der Import dieser Datei nicht möglich (siehe Dokument kann nicht für den Import ausgewählt werden, da es Fehler enthält! ). Das Programm meldet die Art des Fehlers für die Zeile in diesem |
| Fehler |
Feld, nämlich in der IRIS-Form: 4852 Artikel existiert nicht in der Datenbank!4851 Steuersatz stimmt nicht überein! 4869 Internationale Maßeinheit existiert nicht im Register! field, namely as the IRIS form:
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Import e-Slog Orders
Import e-Slog Orders
Import e-Slog Orders
 Sales order - Import/Export data
The Import e-Slog orders function enables to import sales orders that customers have sent in the prescribed e-Slog XML file.
Header
| Path to XML files |
Enter the path to the menu, the received XML files are saved.
You can select the menu from a list with a click on the three dots icon .
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| Add Missing External IDs to Items register as Import |
Before importing you must provide that each item ID from the received order (External IF field in the line of the document for import) gets assigned item ID from as it is entered in your database in the Items register (ID field in the line of the document for import). If this connection is not established in the items register, but you select it before the import, you can set through this Add Missing External IDs to Items register as Import checkbox if this connection shall be permanently recorded in the Items register or not:
- If the Add Missing External IDs to Items register as Import box is checked, each connection ID - External ID, entered before the import of data, will be recorded in the Items register -> External ID panel;
- If the Add Missing External IDs to Items register as Import box is not checked, each connection ID - External ID, entered before the import of data, will count as a connection for this particular document only and will not be recorded in the Items register to be used in further imports of documents.
As an example see also chapters Search by external IDs only and search by external IDs and Item IDs.
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| Return receipt |
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| Read Item IDs |
With the Read Items IDs checkbook you define how item ID will be filled, it is also transferred to successfully imported document.
You can choose between:
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| Fill subject's doc. to |
In the Fill subject's doc. to section select to which field of sales orders the number of customer's document and the date of the document will be imported. You can choose among:
- Linked document 1 (field Linked document 1);
- Linked document 2 (field Linked document 2);
- None (you do not import data about the order).
Data about the order are normally filled in the field for the entry of Linked document 1.
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| Import XML |
If you click on the Import XML button the program will import the XML file or more detailed data will be imported into the below table (see Details on document for import).
If the previously entered path to the XML file is correct, the program will automatically fill the list of documents for import when you open the present window.
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| Create Doc. |
If you click on the Create doc. button, the program will in the currently active document type (document type in which you have run the function for import) create as many sales orders as are selected filed for import.
After the document is successfully created the successfully imported file will be deleted from the menu the file was listed before the import.
After you click this button, the program will ask for confirmation (see Do you really want to create documents!).
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Details on Documents for Import
| Sel. (selected) |
If the box in the Sel. field is checked, the line is selected for import.
By default are selected all lines for import that were recognized from XML files of the selected menu and do not include errors.
If document includes error (see description of the Error column/field), it cannot be selected for import, neither by default nor your selection, until errors will be removed (see Document cannot be selected for import because it contains errors!).
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| Filename |
The Filename field is filled with the name of the file that is to be imported, including data for the path to the appropriate file. |
| Number (of the order) |
The Number field is filled with the number of the purchase invoice from the XML file to be imported. |
| Type (of the order) |
The Type field is filled with the ID of the document type from XML file to be imported (to encode document types is prescribe with the e-Slog). Allowed document type in the file for the import of confirmation is 220 - Order.
All data will be imported as received sales orders and in the document type from which you will select the function for the import of data.
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| Transac. (type of transaction) |
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| Return receipt |
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| Ordered on |
The Ordered on field is filed with the date of the order from the document to be imported.
Information can be changed manually before importing.
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| Deliver by |
The Deliver by field is filled with delivery deadline from the header of the sales order that is to be imported (valid for the entire sales order).
Information can be changed manually before importing.
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| Customer |
In the Customer field is entered the name of the customer. The program will look for it in you database according to his or her VAT number from the file for import (see VAT No. field).
If the subject with the VAT number entered in the file is not present in you database this field will be blank and the program will return an error (see below).
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| Amount Due |
The Amount Due field is filled with the amount to be paid from the order to be imported. |
| Currency |
The Currency field is filled with the currency the value from the previous field is expressed in. |
| Error |
If the program finds an error in the file to be imported or information are missing on the database the file will be imported to, the import of this file will not be possible. The program reports the type of the error for the line in this Error field, namely as the IRIS form:
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| VAT No. |
The VAT No. field is filled with the tax number of the supplier or VAT number from the invoice to be imported. |
| Ref. model |
The Ref. model field is filed with the model of the reference from the filed to be imported. |
| Reference |
The Reference field is filed with the number of the reference from the filed to be imported. |
| First and Last name (Contact person) |
In the First and Last name field is entered the name and the last name of the contact person that is entered in the document. |
| E-mail address |
In the E-mail address field is entered the email address to which the exported files should be sent to.
The email address can be changed manually. |
Lines of Documents for Import
| Line |
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| ID |
The ID field is filled with the ID of the item, the item was received under into your database.
The program will for the item ID though the suppliers item ID, with the suitable selection of the search type and also directly by the items ID. For both examples see:
If you double click this field, the Items register will open.
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| External ID |
The External ID field is filled with the ID of the item that is used by the customer and is included in the file to be imported. |
| Name |
The Name field is filled with the name from the file to be imported.
Information can be changed manually before importing.
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| Quantity |
The Quantity field is filled with the quantity of the item from the file to be imported. |
| U/M |
The U/M field is filled with the unit of measurement from the imported file in he foreign language.
Information can be changed manually before importing.
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| Price |
The Price field is filled with the price of the item as set in the file to be imported. |
| Discount % |
The Discount % field is filled with the percentage of recognized discount. |
| Tax Type |
The Tax Type field is filled with the tax type from the Items register, it is for the item from the ID field. If the ID field is blank, the Tax Type field is blank as well.
This information is not from the file to be imported.
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| Tax % |
The Tax % field is filled with the percentage of the on the invoice calculated tax and is drawn from the file to be imported.
If the here entered tax percentage does not comply with the percentage of the tax from the ID of the tax type (previous field), the program will return an error message in the IRS form 4851 Tax rate does not match!.
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| Amount Due |
The Amount Due field is filled with the amount of the total value of the line to be paid. |
| Error |
If the program finds an error in the file to be imported or information are missing on the database the file will be imported to, the import of this file will not be possible (see Document cannot be selected for import because it contains errors!). The program reports the type of the error for the line in this Error field, namely as the IRIS form:
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| Lade... |
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