IRIS - Import von Identifikatoren aus Excel
Import von Identifikatoren aus Excel
Die Möglichkeit richtet sich hauptsächlich an neue Benutzer des Programms, die zur erleichterten Arbeitsaufnahme einen Identifikatorenkatalog (Artikel) aus einer Excel-Datei importieren möchten. Der Import ermöglicht auch spätere Importe bzw. Aktualisierungen des Identifikatorenkatalogs im Bereich der Verkaufspreise - Import von Preislisten.
Der Import erfolgt für die Grunddaten der Identifikatoren (Artikel) mit einer vorgegebenen Struktur der XLS-Datei und ist somit hauptsächlich für Benutzer mit Grundkenntnissen in Excel gedacht.
Die Möglichkeit zum Import von Identifikatoren aus Excel finden Sie im Identifikatorenkatalog, wie im Bild dargestellt.
Hinweis:
Für fortgeschrittene Benutzer steht wie bisher weiterhin die Möglichkeit zur Verfügung, den Import mit Import-Assistentdurchzuführen, der fortgeschrittenere und anspruchsvollere Importmöglichkeiten für Inhalte sowie das beliebige Hinzufügen und Definieren von Spalten bzw. Daten ermöglicht.
Bei der Verwendung der Möglichkeit "Import aus Excel-Datei" öffnet sich zunächst IRIS, das Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten für den Import bzw. Export von Identifikatoren (Artikeln) bietet, wie im Bild dargestellt.
| Import neuer Identifikatoren |
Die Möglichkeit ermöglicht den Import neuer Identifikatoren aus einer Datei, die im Katalog noch nicht vorhanden sind. Für die Importmöglichkeit muss die Version XLS-Datei 97-2003 oder ältersein. |
| Aktualisierung der Preise bestehender Identifikatoren |
Die Möglichkeit ermöglicht die Aktualisierung der grundlegenden Verkaufs- und/oder Einkaufspreise bestehender Identifikatoren - Import von Preislisten. Diese Möglichkeit ist für die Verwendung gedacht, falls Sie über den Import die grundlegenden Verkaufs- oder Einkaufspreise von Identifikatoren (Artikeln) ändern möchten, die bereits im Katalog vorhanden sind. |
| Export des Identifikatorenkatalogs |
Die Möglichkeit ermöglicht den Export des Identifikatorenkatalogs (Artikel) in eine Excel-Datei. Der Inhalt ist in einer Form, die einen späteren Import in dieselbe Datenbank oder eine andere Datenbank bzw. ein anderes Programm Pantheon ermöglicht. |
| Export der Struktur der Excel-Datei der Identifikatoren |
Die Möglichkeit ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten zu den Identifikatoren in die erstellte Struktur der XLS-Datei einzugeben, diese dann zu speichern und in den Katalog zu importieren. Auf diese Weise erstellt das Programm die vorgegebene Version und Form der Struktur der XLS-Datei, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen. |
| Ansicht der Anleitungen |
Darstellung der Anleitungen, die in der IRIS-Nachricht enthalten sind |
Beim Export des Katalogs bzw. der Struktur der Excel-Datei sind die Spaltennamen die im Programm angegebenen Bezeichnungen, in Klammern ist der Name des Datenfeldes aus der Datenbank angegeben. Die Reihenfolge der Spalten für den Import und die Inhalte der Spalten sind vorgegeben.
Wichtig:
Von wesentlicher Bedeutung für den Import von Daten ist, dass Sie in der Excel-Datei die Daten korrekt eingegeben haben, von denen einige obligatorisch sind, wie es beim manuellen Eingeben von Identifikatoren (Artikeln) im Katalog der Fall ist. Die Daten müssen in der Form eingegeben werden, wie sie das Programm beim manuellen Eingeben von Identifikatoren (Artikeln) verwendet!
Die entsprechenden Daten, die Sie in die Excel-Datei für den Import eingeben und die aus Hilfskatalogen für die Verwendung bei Identifikatoren stammen, müssen zuvor bereits in der Datenbank des Programms vorhanden sein (Währungen, Steuercodes, Buchhaltungsarten von Identifikatoren, Zolltarifnummern...). Andernfalls wird der Import nicht erfolgreich oder korrekt sein!
Hinweis:
Falls Sie im Programm die automatische Berechnung der Identifikatorencodes eingestellt haben, wird dies auch beim einfachen Import aus Excel beim Import neuer Identifikatoren berücksichtigt. Das bedeutet, dass das Programm beim Import automatisch die Identifikatorencodes berechnet und die in der Excel-Tabelle aufgeführten Identifikatorencodes nicht berücksichtigt. In diesem Fall kann die Spalte für den Identifikatorencode (acIdent) für den Import neuer Identifikatoren in der XLS-Datei auch leer sein.