Übertragung der Kundenbestellung auf die Versandliste

Übertragung der Kundenbestellung auf die Versandliste

Zuerst erstellen wir die Kundenbestellung nach dem üblichen Verfahren (siehe Kapitel Kundenbestellungen).

1. Übertragung der Kundenbestellung auf die Versandliste

Für die Übertragung der Kundenbestellung auf die Versandliste stehen uns zwei Methoden zur Verfügung:

• durcheinzelnes Hinzufügen von Bestellungen zur Versandliste
• gesammeltes Hinzufügen von Bestellungen

Die übertragenen Positionen können anschließend bearbeitet werden (Mengen geändert oder Positionen gelöscht, falls diese nicht ausgeliefert werden sollen). Wenn eine Bestellung, die bereits auf die Versandliste übertragen wurde, nachträglich bearbeitet wird, öffnet das Programm bei Änderungen der Daten in der Bestellposition automatisch die Tabelle der Versandliste (siehe OL und Mengenänderungen in der Bestellung).

2. Einzelnes Hinzufügen von Bestellungen zur Versandliste

Auf diese Weise werden nur jene Bestellungen auf die Versandliste übertragen, die: im Bestellung ein solches Lager ausgewählt haben, das Auslieferungen über die Versandliste erfordert oder Bestellungen, die kein Lager zugewiesen haben

2.1 Direkt aus der Kundenbestellung mit Hilfe der Schaltfläche "Zur Versandliste hinzufügen" in der Funktionsleiste

Aus der Funktionsleiste der Bestellung klicken wir in der Bestellung auf die Schaltfläche "Zur Versandliste hinzufügen" . Wenn diese Bestellung bereits auf die Versandliste übertragen wurde, informiert uns das Programm zunächst (siehe Die Bestellung wurde bereits auf die Versandliste übertragen! Möchten Sie sie erneut übertragen?).

Wenn wir auswählen , zeigt uns das Programm die Versandliste nur auf dem Bildschirm an. Es werden nur die Positionen der Bestellung angezeigt, die wir gerade bearbeiten.

Wenn wir jedoch auswählen , aktualisiert das Programm die Daten auf der Versandliste und zeigt sie auf dem Bildschirm an. Es werden nur die Positionen der Bestellung angezeigt, die wir gerade bearbeiten. Damit werden auch alle möglichen manuellen Änderungen an der Versandliste aufgehoben (siehe Aufteilung der Positionen).

Wenn wir versuchen, eine Bestellung zur Versandliste hinzuzufügen, in der angegeben ist, dass sie aus einem Lager ausgeliefert wird, für das keine Auslieferungen über die Versandliste ausgewählt wurden, meldet das Programm einen Fehler (siehe Das Lager hat keine Auslieferung aus der Versandliste markiert!).

Wenn eine Position der Bestellung bereits (zumindest teilweise) ausgeliefert wurde, ist ein erneutes Hinzufügen zur Versandliste nicht mehr möglich. In diesem Fall meldet das Programm einen Fehler (siehe Position(en) auf der Versandliste wurden bereits ausgeliefert! Hinzufügen nicht möglich!).

2.2 Automatisch mit Hilfe der Programmeinstellungen Parameter

Wenn dies in den Programmeinstellungen festgelegt ist, wird eine einzelne Bestellung automatisch zur Versandliste hinzugefügt, sobald ihr der entsprechende Status zugewiesen wird.

In den Programmeinstellungen ist standardmäßig festgelegt, dass eine einzelne Bestellung automatisch zur Versandliste hinzugefügt wird, sobald ihr der Status "Bestätigte Bestellung"zugewiesen wird.

Beim Eingeben einer neuen Bestellung erhält diese den niedrigsten Status, der im Dokumenttypenverzeichnis für Bestellungen (standardmäßig "Angebot") definiert ist.

Wenn eine solche Bestellung vom Kunden bestätigt wird, wird ihr der Status "Bestätigte Bestellung" zugewiesen. Bei den voreingestellten Parametereinstellungen (siehe Parameter | Bestellungen) wird anschließend automatisch die Funktion zum Hinzufügen zur Versandliste ausgelöst, als ob sie durch einen Klick auf die Schaltfläche ausgelöst worden wäre . Ab hier ist der Vorgang also wie bereits unter Punkt 2.1 beschrieben.

3. Gesammeltes Hinzufügen von Bestellungen zur Versandliste

Bestellungen können auch paketweise zur OL hinzugefügt werden. Im Fenster für das gesammelte Hinzufügen legen wir Auswahlkriterien fest, anhand derer das Programm die Bestellungen sammelt, die wir auf die Versandliste übertragen möchten:

• Ident ist der Code des Ident aus der Position der Kundenbestellung.
• Lager - das Lager aus der Kundenbestellung. Die Übertragung auf die Versandliste erfolgt NUR für Lager, die den Schalter "Ausgabe über Versandliste" ausgewählt haben.
• Empfänger der Ware aus der Bestellung.
• Kostenstelle
• Bestellung - Bestellnummer des Kunden. Diese kann mit Hilfe der Auswahltabelle ausgewählt werden.
• Sachbearbeiter -  der in der Bestellung angegeben ist. Dieser kann mit Hilfe der Auswahltabelle ausgewählt werden.
• Bestelldatum von - das Hinzufügen kann durch das Anfangs datum der Erstellung der Bestellungeingeschränkt werden.
• Bestelldatum bis - das Hinzufügen kann durch das Enddatum der Erstellung der Bestellungeingeschränkt werden.
• Liefertermin von - das Hinzufügen kann durch den Anfangs-Liefertermin aus den Positionen der Kundenbestellungeneingeschränkt werden.
• Liefertermin bis - das Hinzufügen kann durch den End-Liefertermin aus den Positionen der Kundenbestellungeneingeschränkt werden.
• Status - das Hinzufügen kann auch nach dem Status der Bestellung eingeschränkt werden. Es stehen alle jene Status zur Verfügung, die im Dokumenttypenverzeichnis für Bestellungendefiniert wurden. Mindestens ein Status muss ausgewählt werden.

  

  Bestellungen mit dem Status "Abgeschlossen

• werden NICHT zur Versandliste hinzugefügt. Dokumenttypen -

Es ist OBLIGATORISCH, die Dokumenttypen der Kundenbestellungen auszuwählen, aus denen die Daten gesammelt und auf die Versandliste übertragen werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche

fügen wir alle Bestellungen, die den ausgewählten Kriterien entsprechen, zur Versandliste hinzu. Wenn die obligatorischen Kriterien (Umsätze und Status) nicht eingegeben werden, meldet das Programm einen Fehler (sieheDie Kriterien müssen obligatorisch eingegeben werden!

).Die Ergebnisse des gesammelten Hinzufügens können im Panel " Übersicht

" angezeigt werden!

4. Deaktivierung des Hinzufügens von Bestellungen zur Versandliste

 Wenn der ausgewählte Kunde das Limit überschritten hat und Sie nicht möchten, dass seine Bestellung auf die Versandliste übertragen wird, können Sie dies verhindern, indem Sie in der Administratorkonsole bei der Autorisierung für den Benutzer eine Null-Autorisierung für die Rubrik "Erlaubter Umsatz bei offenem Zustand" einstellen. Für die Aktivierung der neu eingestellten Autorisierung ist eine erneute Anmeldung im Programm erforderlich. Zusätzlich zur Autorisierung muss im Subjektverzeichnis

 für diesen Kunden die Option "Limitkontrolle" markiert sein, in der Administratorkonsole

die Statusübergänge für das Hinzufügen zur Versandliste eingestellt sein (zum Beispiel von 2 auf O), und im Dokumenttypenverzeichnis für Kundenbestellungen (standardmäßig 010) beim Status "O Versandt" die Art der Ausgabe bei offenem Zustand des Kunden auf

A-Erlaubte Ausgabe nur durch autorisierte Personen und die Option "Limitkontrolle" markiert sein.