Прием на еФактура

Прием на еФактура значи увоз на еФактура од унифицираната платформа за електронски бизнис bizBox во еДокументацијата и креирање на PANTHEON документот за прием – Примена фактура, врз основа на увоз на еСлог документот за прием.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Во одделот за набавки на компанијата Текта го добиле нарачаниот материјал. Добавувачот испратил еФактура. Одговорното лице сака да ја увезе добиената еФактура од bizBox системот во еДокументацијата и потоа да креира PANTHEON документ за прием за увезениот документ. Тоа го прави во следните чекори: Увоз на еФактури во еДокументација Избор на еФактура во еДокументација и започнување на деловниот процес (Увоз на еСлог фактура) Креирање на добиена фактура врз основа на увоз на еФактура (увоз на еСлог документ за прием) Преглед на увезената еФактура

1. Увоз на еФактури во еДокументација

Во компанијата Текта, за размена на еФактури ја користат единствената платформа за размена на документи bizBox, од која одговорното лице во еДокументацијата увезува примени еФактури.

СОВЕТ За успешен увоз на еФактури, уредете ги правилните поставки во Шифрарникот на мерни единици, колона Меѓународни симболи на мерни единици 2. Меѓународната ознака на мерната единица ПАР е PCE. За полесно следење на е-документите, можете меѓусебно да ги поврзете документите од примените електронски белешки и еФактурите. Деталната процедура е опишана во поглавјето Врски на документи.

ВНИМАНИЕ По приемот на еФактурата, автоматски се креира и испраќа повратница до испраќачот на еФактура.

2. Избор на еФактура во еДокументација и започнување на деловниот процес

СОВЕТ За да создадеме еСлог фактура, прво мора да ја увеземе еФактурата од еСандачето на bizBox во еДокументацијата. За увоз, видете ги упатствата во поглавјето Прием на е-документ од bizBox во еДокументација.

Во вториот чекор, одговорното лице сака да ја увезе добиената еФактура од еДокументација на PANTHEON документот за прием – Примена фактура.

• За таа цел, на формуларот Документи со помош на пребарувачот наоѓа и кликнува за да ја избере еФактурата за која сака да креира PANTHEON сметка.
• Тоа го прави со помош на соодветниот еПроцес. Во лентата со алатки кликнува на копчето (Волшебници) и од паѓачкото мени го избира претходно подготвениот еПроцес Увоз на еСлог фактура.

СОВЕТ За да може да се користи посакуваниот однапред подготвен деловен процес, потребено е да го увезете преку веб сервисот.

3. Креирање на примена фактура врз основа на увоз на еФактура (увоз на еСлог документ за прием)

• еПроцесот ја прикажува задачата за увоз на еФактура на одговорното лице.
• Деловниот процес во образецот увезе податоци од еФактурата, како што се информации за сметката, позициите, прегледот на сметката и поставките за креирање документи.

• Во горниот дел од прозорецот, одговорното лице ги проверува и споредува информациите за сметката со вистинската сметка (преглед) и ги дополнува по потреба.

СОВЕТ Пред да увезете е-документи, уредете ги основните поставки во Шифрарникот на партнери така што на панелот Купувач во полето Начин на работење поставете: Електронски еСлог и во EAN код на партнерот внесете го кодот на партнерот. Исто така, во Шифрарникот на иденти внесете информации за идентите во полето Шифра на партнер. На овој начин автоматски ќе се пополнуваат податоците во текот на еПроцесот. Сите грешки што се појавуваат во колоната Грешка при увозот се коригираат пред да се создаде PANTHEON сметката.

• Одговорното лице ги проверува позициите на сметката на идентот и ги дополнува доколку е потребно.

СОВЕТ Ако ја добиете истата фактура неколку пати, каде што идентот на добавувачот ќе биде „A“ секогаш еднаков на нашиот идент „Б“, се избира опцијата: Додавање шифри што недостасуваат на субјекти во шифрарникот на иденти при увоз.

• Од паѓачкото мени избира Вид на документ што сака да го креира. Во нашиот пример одговорното лице избира трошковна фактура: 1200 - Трошковни фактури.

• Одговорното лице ги проверува сите податоци и го избира копчето Потврди за да го креира документот.

ВНИМАНИЕ Ако сакате да го прекинете деловниот процес, изберете го копчето Откажи.

Деловниот процес е завршен.

4. Преглед на увезената еФактура

• Во последниот чекор, одговорното лице сака да ја прегледа новосоздадената PANTHEON сметка и врската до еДокументација.
• Во менито избира Материјално | Прием | Документ | 1200 - Трошковни фактури.
• Деловниот процес создаде нов PANTHEON документ при увоз. Со кликнување на јазичето Документација, ги проверува врските до еДокументација.

• Панелот Документација има неколку под-јазичиња.

• Под-јазичето Врски ги прикажува документите поврзани со тековниот документ во еДокументација.
• Во нашиот пример, може да се види дека PANTHEON документот 20-1200-000001 е поврзан со документот во еДокументација, кој е напишан во полето Клуч 20-DMS0-000001.

СОВЕТ Деталниот процес на создавање врски е опишан во поглавјето Врски на документи.

• На под-јазичето Метаподатоци одговорното лице гледа дополнителни информации за документот, кој е напишан во задолжителните полиња за метаподатоци, при внесување во еДокументација.
• во нашиот пример за документот се гледа дека е примен од субјектот Електрична енергија МК и класифициран со класификација: 250 – Фактури и документација, бидејќи увезениот документ е еФактура.

СОВЕТ Дефиницијата на полињата за метаподатоци се врши на класификацијата во План за класификација.

Одговорното лице сака да ги провери и досиејата кои се примени со е-документот. За таа цел, кликнува на јазичето Датотеки, каде што ги гледа датотеките што се составен дел на еСлог документот.

Во нашиот случај, каде што е примен типот на документ на еФактура, се прикачени датотеките:

• XML документ; eSlog_380_amrjeska.xml – што значи дека еСлог фактура е увезена,
• XML плик; envelope.xml – што значи дека еСлог плик е увезен и
• PDF; eSlog_380_amrjeska.pdf – значи дека при увозот е креиран pdf формат на документот за преглед.