eDokumentationseinstellungen

1. Bestimmen Sie die Einstellungen für die Speicherung Ihrer Dokumente!

Speicherung lässt sich am besten als Vorratskammer oder heimische Garage mit mehreren Schränken vorstellen, in denen verschiedene Dokumente aufbewahrt werden. Für die Speicherung verwendeten Unternehmen früher Lagerhäuser oder spezielle Archivräume. In diesen Räumen gab es viele Schränke, gefüllt mit Bergen von Ordnern mit Unternehmensdokumenten, die sortiert und in Ordnern abgelegt waren.

2. Ein Klassifizierungsschema einrichten

Ein Klassifizierungsschema, oder seine Klassifikationen, ermöglicht eine strukturierte Anordnung der gespeicherten Dokumentation in verschiedenen Gruppen, entsprechend ihren Attributen. Ein vorgefertigtes Klassifizierungsschema wird über den Webservice heruntergeladen, aber Sie können Klassifikationen anpassen und bei Bedarf sogar neue erstellen, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

3. Autorisierungen für Klassifikationen festlegen

Nicht jedes Dokument kann von jedem gesehen werden. Bevor Sie das Dokumentensystem verwenden, müssen Sie entscheiden, welche Benutzer oder Benutzergruppen Zugriff auf welche Klassifikation von Dokumenten haben. Sie können die Einstellungen für eine individuelle Klassifikation anpassen, wie im Anwendungsfall in diesem Kapitel gezeigt.

4 Dokumentenarchive bestimmen

Setzen Sie die Archive im Register der Dokumenttypen für die korrekte Platzierung der gespeicherten Dokumente. Sie können das Standard- Archiv wählen oder neue Archive erstellen. Wählen Sie dann das entsprechende Archiv und die Klassifikation für die PANTHEON-Dokumenttypen, die Sie archivieren möchten.

5. Archivberechtigungseinstellungen

Die Berechtigungen für die Nutzung müssen auch für das Archiv (oder Archive, wenn es mehr gibt) festgelegt werden. Legen Sie die Zugriffsoptionen für einzelne Archive für einzelne Benutzer oder Gruppen mit Berechtigungen fest.

6. Beginnen Sie mit der Nutzung des Dokumentenarchivs

• Scannen Sie Ihre erste erhaltene Rechnung.
• Fügen Sie einen Anhang zur Rechnung eines Kunden hinzu.
• Greifen Sie auf die Dokumentation aus allen PANTHEON-Modulen zu.
• Drucken Sie Dokumente aus der Dokumentation.