Obračun refundirane odsotnosti z različnimi letnimi osnovami

Pred obračunom refundirane odsotnosti z različnimi osnovami je potrebo urediti splošne nastavitve ter nastavitve pri zaposlenemu, kateremu obračunavamo plačo.

Opis Primera Delavcu Miha Monter se v istem mesecu izteče in obračuna refundacija plače zaradi odsotnosti iz dela zaradi Boleznine nad 30 dni, ki se je vlekla iz predhodnega leta ter obračuna nova refundacija zaradi odsotnosti Nege družinskega člana, za katero moramo obračunati drugačno leto osnove. Delavcu bomo obračunali plačo za obdobje 2022-01. Za čas odsotnosti iz dela zaradi Boleznine nad 30 dni bomo uporabili leto osnove iz leta 2020, za čas odsotnosti iz dela zaradi Nege, pa osnovo iz leta 2021. Da bi bil obračun ustrezno pripravljen preverimo in opredelimo ustrezne nastavitve: Nastavitve v Šifrantu vrst zaslužkov Nastavitve na Šifrantu Vrste dela Nastavitev Nadomestila plače Nastavitev v Personalni mapi Priprava obračuna in obračun plače Izpis plačilne liste Knjiženje plače Kreiranje REK obrazca Zahtevek za refundacijo bruto nadomestil

1.    Nastavitev v Šifrantu vrst zaslužkov

V Šifrantu vrsto zaslužkov poiščemo vrsto zaslužka, ki jo uporabljamo za obračun nege. V našem primeru sta to vrsta zaslužka NEG – Nega in BN8 - Boleznine nad 30 dni do 90 dni. Preverimo in opredelimo naslednje nastavitve:

V polje Formula vnesemo formulo za obračun, ki izračunava osnovo za  nadomestila:

Round(#IndN#*#UPN#*0,8;0,01)*#PRUre#.

Formula opredeljuje zaokroževanje na dve decimalni mesti ter opredeljuje odstotek nadomestila: 80%.

V polju Razlog zadržanosti (bolniške) iz spustnega seznama izberemo: 06- Nega ter določimo ustrezno oznako v polju Oznaka: A - do vključno 90. koledarskega dneva.

Nato opredelimo nadomestilo oz. osnovo za nadomestilo. V polju Nadomestilo/osnova za nadomestilo v ta namen iz spustnega seznama izberemo: K -Nadomestilo s kontrolo višine osnove (manj ali enako osnovi). Izbrana možnost namreč kontrolira, da znesek refundacije ne presega zneska, ki bi ga delavec dobil, če bi delal.

Nastavimo tudi konte za pravilno knjiženje refundacije. V našem primeru se bo bruto vrednost boleznine knjižila na konta 4710/2501 (strošek, obveznosti), neto vrednost pa na  1640/7680 (terjatev/prihodki).

Shranimo spremembe  .

2. Nastavitve v Šifrantu Vrste dela

Za Vrsto dela BR – Boleznina moramo na Prispevki za izbrano vrsto dela ustrezno nastaviti oz., preveriti konte stroškov kot tudi konte terjatev in prihodkov.

Ta nastavitev bo pomembno vplivala na Knjiženje refundacije.

3. Nastavitev Nadomestila plače

V tretjem koraku nastavimo oziroma preverimo nastavitev nadomestila plače.

Izberemo Nastavitve | Program | Administratorska konzola | Plače ter v Ostale nastavitve preverimo Nadomestila plače ter Formulo za izračun nadomestila.

V našem primeru je to formula:

Round(#Del29#/#Fa3#;0,0001)*#PRUre#

S to formulo obračun plače kontrolira višino zneska bruto plače delavca, če bi delal cel mesec. Znesek nadomestila namreč ne sme presegati zneska, ki bi ga delavec dobil, če bi delal. 

4. Nastavitev v Personalni mapi

Za pravilen obračun refundacije moramo delavcu Miha Monter v Personalno mapo vnesti Osnovo za nadomestilo za refundacijo, Osnovo za nadomestilo, ki bremeni delodajalca ter Formulo za bruto.

4.1 Osnova za nadomestilo za refundacijo

Za delavca Miha Monter v panelu Poljuba polja v polja Osnova za boleznine, Leto osnove, Ure v letu osnove ter Indeks valorizacije vnesemo ustrezne podatke. Za obračun plače potrebujemo osnovo za leto 2020 in osnovo za leto 2021 (primer vnosa za leto 2021 na spodnji sliki)

S klikom v polje Leto osnove se nam na spustnem seznamu prikažejo podatki za vse osnove nadomestila, ki so vnesene.

V kolikor imamo v Šifrantu povprečnih plač vpisano polje Indeks valorizacije (#Fa16#) ter nepotrjen preklopnik poleg Indeksa valorizacije, se bo ob obračun plače ob vrsti zaslužka, katera ima v formuli spremenljivko #IndN#, v tem polju zapolnila vrednost indeksa valorizacije, ki je za obdobje obračuna vnešena v Šifrant povprečnih plač (#Fa16#), vendar le v primeru, da je obračun iz predpreteklega koledarskega leta. V primeru, da obračunavamo plačo za tekoče leto, ali pa za preteklo koledarsko leto, bo indeks valorizacije 1.  V primeru potrejenega preklopnika ročni vnos indekasa valorizacije ni možen.

Ob potrjenem preklopniku se polje Indeks valorizacije sproti in lahko vnesemo poljubno vrednost , ki bo upoštevana na obračunu za izbrano obdobje. 

NAMIG V kolikor je bila zaposlena oseba v našem podjetju celotno preteklo leto, lahko polja zapolnimo s funkcijo Iskanje osnove za nadomestilo nad 30 dni.

4.2 Formula za bruto

Za delavca Miha Monter v panelu Parametri za izračun plače v polje Formula za bruto vnesemo formulo (kot je prikazano na sliki spodaj).

Formula izračunava plačo, ki bi jo Miha dobil, če bi delal. V našem primeru je to seštevek bruto plače in dodatka na minulo delo.

Shranimo spremembe.

5.    Priprava obračuna in obračun plače

V Pripravi obračuna Mihi Monterju pripravimo obračun za nego in boleznina nad 30 dni. V polju Leto osnove za nadomestilo Vrsti zaslužka BN8 Boleznine nad 30 dni do 90 dni definiramo leto 2020, saj se je odsotnost vlekla iz predhodnega leta, na  Vrsti zaslužka NEG – Nega pa definiramo leto 2021 oz. polje pustimo prazno, saj bo program upošteval zadnji vnesen podatek v Poljubnih poljih.

S klikom na Obračun  obračunamo plačo. 

6.    Izpis plačilne liste

V tem koraku bomo izpisali plačilno listo. S klikom na gumb    nam odpre zadnji uporabljeni izpis plač, kjer se kot pogoji uporabijo trenutni obračun in trenutno izbrani delavec. V našem primeru nam odpre izpis 3E3 – Kuverta izpis – vsi prispevki.

Poleg tega se nam odpre tudi zavihek Izpis plač, kjer lahko izberemo poljubni drugi izpis. 

7.    Knjiženje plače

V zavihku Redni obračun, v panelu Knjižbe kliknemo na gumb   . 

Postopek avtomatskega knjižena refundacij na konte prihodkov je opisan na povezavi  Avtomatsko knjiženje refundacij na konte prihodkov.

8.    Kreiranje REK obrazca

S klikom na  se nam odpre nov zavihek Priprava in izvoz REK dokumentov. Kreiramo Rek obrazec ter ga izpišemo. Za napi primer bomo pozorni na poročanje v polje M02 Nadomestilo plače po 3. alinejo 1. odstavka 32. člena ZPIZ-2. Na spodnji sliki je razvidno, da se v polje vpišeta obe refundirani odsotnosti ločeno, saj ima vsaka od njiju drugačno osnovo za izračun nadomestila. 

NAMIG V kolikor v panelu Poljuba polja nimamo vpisanih podatkov Osnova za boleznine, Leto osnove, Ure v letu osnove, ker zaposlena oseba v preteklem letu ni imela plače oziroma osnove za plačilo prispevkov, bo program v polje M02 avtomatsko polnil letnico tekočega leta.

9.    Zahtevek za refundacijo bruto nadomestil

V Izpisi plač | Obrazci |ZZZS |  Zahtevek za refundacijo bruto nadomestil,  izpišemo še izpis 3EV - Zahtevek ZZZS za refundacijo

NAMIG Zahtevek za refundacijo oddamo elektronsko, preko vmesnika eNDM. Postopek oddaje je opisan na povezavi  Oddaja Zahtevkov za nadomestilo plače zavarovancev preko vmesnika eNDM

NAMIG V kolikor je bila zaposlena oseba v našem podjetju celotno preteklo leto, lahko polja zapolnimo s funkcijo Iskanje osnove za nadomestilo nad 30 dni.