Erstellen und Bearbeiten von Klassifikationen
Klassifikation kann am einfachsten als ein Ordner beschrieben werden, in den Sie Dokumente des gleichen Typs einfügen. Heutzutage wird elektronische Dokumentation mithilfe von Klassifikationen und dem Klassifikationsschema.
Die Klassifikation von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, Dokumente nach ihren Eigenschaften zu sortieren und zu gruppieren und markiert die Gruppe von Dokumenten, zu der sie gehört. Wenn die Klassifikationen festgelegt sind, können Dokumente leichter sortiert und somit schneller gefunden werden.
Abgesehen von der Sortierung von Dokumenten bestimmt die Klassifikation auch die Bearbeitung von Dokumenten. Sie legt fest, in welchem Speicher die Dokumente gespeichert werden (eDokumentation, Zertifizierte eDokumentation, Lokale eDokumentation, Kein Speicher), wie lange sie gespeichert werden und so weiter.
Wenn Sie eine bestimmte Klassifikation (Ordner) verwenden und Dokumente darin ablegen möchten, können Sie entweder die bestehende Klassifikation anpassen oder eine neue nach Ihren Bedürfnissen erstellen und die erforderlichen Einstellungen festlegen. Nachfolgend finden Sie die Anweisungen zum Erstellen und Bearbeiten von Klassifikationen.
 |
HINWEIS
|
 |
FALLZUSAMMENFASSUNG
Das Unternehmen Tecta führt Projekte zur Zeltmontage durch. Das Unternehmen möchte die Projektdokumentation korrekt speichern, da diese Dokumentation die Grundlage für die Rechnungsstellung bildet. Zu diesem Zweck hat das Unternehmen ein internes Dokument zur Speicherung der Projektdokumentation herausgegeben und das Klassifikationsschema entsprechend ergänzt. Die verantwortliche Person hat neue zusätzliche Klassifikationen erstellt und die erforderlichen Einstellungen wie folgt festgelegt:
- Erstellen einer neuen Klassifikation
- Eingabe allgemeiner Daten der Klassifikation
- Metadaten
|
|
HINWEIS
Für die Speicherung der Projektdokumentation gelten sowohl die vom Auftraggeber festgelegten Fristen als auch die gesetzlich festgelegten Fristen. Wenn der Auftraggeber z. B. bestimmt, dass bestimmte Dokumente 8 Jahre lang gespeichert werden müssen, und die Gesetzgebung bestimmt, dass die Dokumentation 10 Jahre lang gespeichert werden muss, muss die Dokumentation 10 Jahre lang gespeichert werden.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Gesetzgebung und Vorschriften.
|
1. Erstellen einer neuen Klassifikation
Die verantwortliche Person im Unternehmen Tecta möchte eine neue Klassifikation zur Speicherung der Projektdokumentation in das Klassifikationsschema, übertragen über den Webservice hinzufügen.
Die verantwortliche Person wählt das Einstellungen | Dokumentation | Klassifikationsschema Menü.
Um eine neue Klassifikation zu erstellen, klickt die verantwortliche Person auf die 
(Datensatz einfügen) Schaltfläche in der Symbolleiste.
Im Tabellenbereich der Klassifikationenwird ein neuer Datensatz erstellt.
Anschließend gibt die verantwortliche Person Daten in die Felder ein.
2 Eingabe allgemeiner Daten der Klassifikation
In Allgemeine Daten der Klassifikation gibt die verantwortliche Person Daten ein.
Die verantwortliche Person fügt die neue Klassifikation in das Klassifikationsschema ein, indem sie den Code eingibt. In diesem Fall gibt die verantwortliche Person 5531 in das ID Feld ein.
Die verantwortliche Person bestimmt die übergeordnete Klassifikation der Klassifikation, indem sie 553 - Projekte aus der Dropdown-Liste im Übergeordnet Feld auswählt.
Nach Auswahl der übergeordneten Klassifikation wird die Klassifikation in das Klassifikationsschemaeingefügt.
Gemäß dem internen Dokument des Unternehmens gibt die verantwortliche Person den Namen der Klassifikation in das Materialtyp Feld ein.
In diesem Fall wird die Klassifikation zur Speicherung der Projektdokumentation für die Montage innerhalb der EU verwendet.
Gemäß dem internen Dokument des Unternehmens bestimmt die verantwortliche Person den Materialtyp der Klassifikation und deren Gültigkeit der Speicherung.
Im Materialtyp Feld wählt die verantwortliche Person die Option: Archivmaterial aus der Dropdown-Liste aus, da es sich um Material handelt, das auch lange nach seiner Erstellung eine dauerhafte Bedeutung für das Geschäft hat.
geregelt. Die verantwortliche Person bestimmt dieGültigkeit : 10, und im Typ
Feld wählt sie die Option: Jahre aus der Dropdown-Liste aus, sodass die Dokumentation 10 Jahre lang gespeichert wird.
Die verantwortliche Person für die Klassifikation wird Adele Administrator sein. Dazu wählt die verantwortliche Person: Adele Administrator aus der Dropdown-Liste im Verantwortliche Person Feld aus. Dies ermöglicht eine einfachere
Suche in der eDokumentation. Die verantwortliche Person legt die Anzahl der Eskalationstage im Eskalation (Tage)
Feld auf 8 fest; die verantwortliche Person möchte, dass die Aufgabe in dieser Zeit erledigt wird, andernfalls wird sie einem anderen Benutzer zugewiesen. Im Workflow Feld wird der Standard eWorkflow
festgelegt, der automatisch ausgeführt wird, wenn ein neues Dokument mit dieser Klassifikation archiviert wird. Wenn der eWorkflow nicht definiert ist, lassen Sie das Feld leer. In diesem Fall möchten Sie, dass der Projektleiter diese Dokumente bestätigt, daher wählt die verantwortliche PersoneWorkflow Dokumentenbestätigung
. Da diese Art von Projektdokumentation keine spezielle gesetzlich vorgeschriebene Speicherung erfordert, sondern die Platzierung im digitalen Archiv hauptsächlich für einen schnelleren Zugriff vorgesehen ist, bestimmt die verantwortliche Person die günstigere, reguläre Speicherung (eDokumentation) im Speicher
Feld. 
Änderungen der Einstellungen einer Klassifikation werden durch Klicken auf die(Bearbeitung abschließen
) Schaltfläche in der Symbolleiste bestätigt.
Gemäß dem internen Dokument zur Speicherung der Projektdokumentation erstellt die verantwortliche Person eine weitere Klassifikation: "Projektdokumentation für Montage außerhalb der EU" auf die gleiche Weise.
Anschließend gibt die verantwortliche Person Metadaten ein. 3.
Metadaten Im dritten Schritt legt die verantwortliche Person wichtige Daten oder Metadaten
für die Klassifikation fest. Metadaten ermöglichen eine einfachere Suche und Arbeit mit Dokumentation. Die verantwortliche Person legt auch die obligatorische Eingabe von Metadaten fest.Die verantwortliche Person möchte Metadaten aus der erstellten Klassifikation "Nicht klassifiziert " kopieren, die im Kategorie
Feld ausgewählt wird. Durch Klicken auf die Kopieren
Schaltfläche werden die Metadaten kopiert.
Auf der Klassifikation möchte die verantwortliche Person Metadaten aus den Dokumentfeldern über Betreff und Klassifikation verwenden. Dazu markiert die verantwortliche Person das Kontrollkästchen in den Zeilen der ausgewählten Metadaten im Sichtbar Feld oderAnzeigename
: Betreff und Klassifikation. Die verantwortliche Person möchte auch, dass die Eingabe von Metadaten für Betreff und Klassifikation obligatorisch ist. Zu diesem Zweck bleibt das Kontrollkästchen für die Zeilen Betreff und Klassifikation in der Obligatorisch
Spalte markiert. Zur Klassifikation möchte die verantwortliche Person eine neue Metadaten
für die manuelle Eingabe von Daten hinzufügen: Nr. des Projektvertrags.
Die verantwortliche Person wählt die letzte Zeile aus und drückt die Abwärtstaste auf der Tastatur. Im Anzeigename und Variablenname
|
Feld gibt die verantwortliche Person ein: Nr. des Projektvertrags.
HINWEIS Die Anzeigename und Variablenname
|
sind obligatorische Felder. Die verantwortliche Person markiert die Kontrollkästchen Obligatorisch und Sichtbar
. 
Änderungen werden durch Klicken auf die(Bearbeitung abschließen
|
) Schaltfläche in der Symbolleiste gespeichert.
HINWEIS Die Dokumente
Registerkarte auf der Klassifikation ermöglicht eine schnelle Übersicht über gespeicherte Dokumente der ausgewählten Klassifikation. Die Dokumente in der Dokumentation werden über das Einstellungen | Dokumentation | Dokumente
|