Креирање и уредување класификации

Класификацијата најлесно може да се замисли како папка, во која поднесуваме/вметнуваме документи од ист тип. Денес, ја класифицираме електронската документација со помош на класификации и план за класификација.

Класификацијата на документи овозможува сортирање и групирање документи според нивните својства и ја означува групата на документи на кои припаѓа. Кога се дефинираат класификациите, документите полесно се сортираат и, следствено, полесно се наоѓаат.

Покрај сортирање на документите, класификацијата го одредува и ракувањето со документи. Одредува во кое Складиште документите ќе се складираат (еДокументација, Локална еДокументација, Без складирање), колку долго ќе се чуваат и слично.

Ако сакаме да користиме одредена класификација (папка) и ставаме документи во истата, или ја прилагодуваме постојната или создаваме нова врз основа на нашите потреби и ги дефинираме соодветните поставки. Подолу ќе најдете упатства за креирање и уредување класификации.

СОВЕТ По успешното преземање на готовиот план за класификација преку веб-услугите до шифрарникот, можете да продолжите да создавате и уредувате класификации прилагодени на нашата компанија. Прочитајте ги техничките упатства и описите на полињата во поглавјето План за класификација.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Компанијата Текта изведува проекти за монтажа на шатори. Сака уредно да ја чува проектната документација, бидејќи проектната документација е основа за фактурирање. За таа цел креираше интерен документ за складирање на проектната документација и соодветно го дополни Планот за класификација. Одговорното лице креираше нови дополнителни класификации и ги дефинираше соодветните поставки чекор по чекор: Креирање на нова класификација Внесување на основни податоци за класификација Метаподатоци

СОВЕТ За чување на проектна документација важат временските рокови што ги поставува финансиерот на тендерот, како и временските рокови утврдени со важечката законска регулатива. Доколку финансиерот на пр. утврдува дека одредена документација мора да се чува 8 години, но законската регулатива одредува рок на чување од 10 години за истите документи, документацијата мора да се чува 10 години. За повеќе информации, видете го поглавјето Законодавство и регулативи.

1. Креирање нова класификација

Одговорното лице на компанијата Текта сака во Планот за класификација преземен преку веб-услугите, да додаде нова класификација што ќе се користи за складирање на проектна документација.

СОВЕТ Прочитајте ја постапката за пренос на планот за класификација преку веб-услугите во корисничкиот случај Пренос на претходно подготвен План за класификација.

Одговорното лице избира мени Подесувања | Документација | План за класификација.

За да креира нова класификација во лентата со алатки, кликнува на копчето (Нов запис).

Во табелата со класификации се креира нов запис.

Продолжува да внесува податоци во полињата.

2.Внесување на основни податоци за класификација

Во Основни податоци на класификациите внесува податоци.

Новата класификација ја вметнува во планот за класификација со внесување на шифрата. Во нашиот пример, внесува 3121 во полето Шифра.

Доделува надредена класификација на класификацијата со избирање 312 - Работен програм од паѓачката листа во полето Надреден.

СОВЕТ За полесна навигација во Планот за класификација, користете Пребарај класификации.

По изборот на надредената класификација, класификацијата се става во План за класификација.

Во согласност со внатрешниот документ на компанијата, одговорното лице го внесува името на класификацијата во полето Тип на граѓа.

Во нашиот случај, класификацијата ќе се користи проектна документација.

Според внатрешниот документ на компанијата, класификацијата одредува за каков Тип на граѓа се работи и неговата важност за задржување.

Во полето Тип на граѓа, ја избира опцијата Архивска граѓа од паѓачката листа, бидејќи ова е материјал кој има трајно значење за бизнисот долго по неговото создавање.

СОВЕТ Прочитајте повеќе за разликите помеѓу документарниот и архивскиот материјал во написот Правила за архивско работење. Правила за архивирање или складирање на материјал за поединечна дејност или типот на материјалот е регулиран со Законот за архивски материјал.

Наведува Важност 10 и во полето Тип ја избира опцијата Години од паѓачката листа, бидејќи сака да го задржи ова 10 години.

Одговорно лице за класификацијата ќе биде Алекс Администратор.

За таа цел, во полето Одговорно лице го избира корисникот од паѓачката листа, Алекс Администратор, што го олеснува пребарувањето во еДокументација.

Бројот на денови на ескалација во полето Ескалација (ден) е поставен на 8, бидејќи сака задачата да се обработи во ова време, доколку не е преместена на друг корисник.

Во полето Деловен процес, го дефинира стандардниот еПроцес, што започнува автоматски кога ќе се архивира нов документ со оваа класификација. Ако немаме дефинирано еПроцес, тогаш го оставаме полето празно.

Во нашиот случај, сакаме овие документи да бидат одобрени од проектниот менаџер, па така, одговорното лице избира Потврдување на документ за еПроцес.

Бидејќи ваквата проектна документација не бара посебно законски пропишано складиште, но внесувањето во дигиталната архива главно е наменето за побрз пристап, во полето Диск  на оваа класификација, наведуваме поевтино нормално складиште (еДокументација).

Ги потврдува промените во поставките за класификација со кликнување на копчето (Зачувај промени) во лентата со алатки.

Продолжува со внесување на метаподатоци.

3. Метаподатоци

Во третиот чекор, ги поставува клучните податоци или Метаподатоци за класификација. Метаподатоците го олеснуваат наоѓањето и работата со документацијата. Исто така, одговорното лице поставува задолжителен внес на Метаподатоци.

Сака да ги копира метаподатоците од креираната класификација со што во полето Класификација избира „Не е класифицирано“.

Со кликнување на копчето Копирај, метаподатоците се копираат.

Сака да користи метаподатоци од полињата за субјект и класифицирачки документи на класификацијата.

За таа цел, во списокот со метаподатоци во колоната Видлив, го штиклира полето за избор во позициите на избраните метаподатоци или Прикажи назив: Субјект и Класификација.

Одговорното лице, исто така, сака да направи задолжителен внес на метаподатоци за субјект и класификација. За таа цел, во колоната Задолжително, ги маркира полињата означени за позициите Субјект и Класификација.

Сака да додаде нови метаподатоци во класификацијата, за рачно внесување податоци: Број на договори за проекти.

Ја избира последната линија и го притиска копчето со стрелка надолу на тастатурата.

Во полињата Видлив назив и Назив на променлива внесува: Број на договори за проекти.

СОВЕТ Видлив назив и Назив на променлива се задолжителни полиња.

Ги маркира полињата Задолжително и Видливи.

Ги потврдува промените со кликнување на копчето (Зачувај промени) во лентата со алатки.

СОВЕТ Панелот Документи на класификацијата овозможува брз преглед на зачуваните документи од избраната класификација. Документите во документацијата се пристапуваат преку менито Подесувања | Документација | Документи.